Na tej stronie znajdziesz strategie, pomysły, wzory, przykłady i gotowe szablony, jak napisać LM w sposób szybki, łatwy i niezawodny.
Temat jest o tyle ważny, że kiedy chodzi o LM, zwykle pojawiają się pytania bez odpowiedzi, jak na przykład: co w zasadzie powinienem napisać? … Czy mogę napisać jeden list i korzystać z niego w wielu sytuacjach? … Ile informacji o mojej przeszłości powinienem w nim zawrzeć? … Czego w rzeczywistości rekruterzy faktycznie szukają w listach motywacyjnych? … Czy powinienem podsumować moje dotychczasowe życie zawodowe? … Czy muszę napisać, dlaczego zrezygnowałem z poprzedniej pracy? … Jak skutecznie zwrócić uwagę zajętych i zawalonych pracą rekruterów?
Postaram się odpowiedzieć na te pytania. Dam ci wzory, przykładowe odpowiedzi, gotowe szablony, abyś mniej więcej wiedział, jak przygotować taki list, który perfekcyjnie wykona swoje zadanie — mianowicie zwiększy szanse zdobycia pracy, o jaką się starasz na tyle, na ile to możliwe!
OK, zaczynajmy —
Cel LM
Istotne jest, żebyś wiedział, po co piszesz list motywacyjny. Zwykle (bo nie zawsze) jest on podstawowym narzędziem w zdobywaniu pracy. Zasadniczo, jego celem jest przedstawienie powodów: dlaczego ubiegasz się o dane stanowisko, dlaczego jesteś odpowiednim kandydatem i dlaczego warto cię zatrudnić.
Nie wypada bowiem rozsyłać CV (życiorysów) do firm bez wyjaśnienia, dlaczego to robisz. Bez względu na to, czy wysyłasz coś pocztą do firmy … faksem … puszczasz e-mailem CV … cokolwiek — powinieneś dołączyć list z wyjaśnieniami. I to jest jego podstawowy cel.
Ponadto stanowi on wprowadzenie. Jest elementem przedstawiającym twoją osobę jako potencjalnego kandydata na dane stanowisko. Daje ci możliwość zrobienia pierwszego wrażenia na osobach odpowiedzialnych za rekrutację oraz wstępnego zaprezentowania swoich umiejętności i kwalifikacji.
OK, lecimy dalej …
6 szybkich wskazówek pisania
wyjątkowego listu motywacyjnego
Bez względu na stanowisko, na jakie się ubiegasz, bezwzględnie KAŻDY dobry list powinien być zgodny z następującymi punktami:
WSKAZÓWKA #1: Pisz w drugiej osobie. Unikaj wysyłania listów skierowanych „do kogoś, kto może je odczytać”, używając formy bezosobowej. Wszyscy i tak dostają wystarczająco dużo śmieci na swoje skrzynki pocztowe. Jeśli wobec tego starasz się o pracę i nie skierujesz listu bezpośrednio do konkretnej osoby, będzie on traktowany z większym dystansem.
WSKAZÓWKA #2: Absolutnie nie popełniaj błędów. Dobrym sposobem na to, aby zrazić do siebie ludzi poprzez pierwsze wrażenie zrobione listem, to popełnienie literówkę w ich nazwisku lub nawet w którymkolwiek innym miejscu w liście. Jeśli masz wątpliwości co do poprawności gramatycznej, oddaj tekst do sprawdzenia komuś, kto się na tym zna.
WSKAZÓWKA #3: Zrób dobre pierwsze wrażenie. List jest formą komunikacji, zupełnie jak mówienie prosto w oczy czy telefonowanie. Możesz przekazać ten sam komunikat, tylko po prostu inną drogą.
W środowisku sprzedaży wysyłkowej, koperta symbolizuje ubiór sprzedawcy, a treść listu jego „perswazyjną” mowę. Podejdź do tematu podobnie. Przyłóż się do procesu szukania pracy …
… zaopatrz się w dobre materiały biurowe: dobry papier i dobrą kopertę. Postaraj się, aby CV i list były w miarę spójne. Niech mają podobne formatowanie tekstu. Niech mają ten sam papier. Niech mają ten sam kolor ręcznego podpisu (niebieski). Być może to delikatne zboczenie, ale jeśli aplikujesz na odpowiedzialne stanowisko, warto dołożyć zboczonych starań. :]
WSKAZÓWKA #4: Rozpocznij miłym powitaniem. Otwarcie twojego listu powinno zawierać dwa elementy. Pierwszy: wyjaśnij, że odpowiadasz na zamieszczone w danym miejscu ogłoszenie o stanowisko. Drugi: wyjaśnij powód-dlaczego piszesz właśnie teraz.
WSKAZÓWKA #5: Celuj w swoje umiejętności i doświadczenie. Postawmy sprawę jasno… twojego potencjalnego pracodawcę interesują zasadniczo jedna rzecz: czy będziesz potrafił wykonywać swoją robotę.
Kiedy doskonale przedstawisz swoje umiejętności jako przyszłego pracownika oraz doświadczenie, jakie już zdobyłeś, wówczas przekonasz potencjalnego pracodawcę, że TAK — możesz wykonać tę pracę.
Co jest istotne: powinieneś przygotować opis „pod” wymagania stanowiska, o jakie się ubiegasz, tak by potencjalny pracodawca miał mentalne wrażenie (nie tylko logiczną spójność), iż się faktycznie do tego nadajesz, a nie tylko że jesteś jednym z wielu. Zaraz pokażę ci przykład na bazie pierwszego lepszego ogłoszenia z pracuj.pl.
WSKAZÓWKA #6: Zamknij list ze stwierdzeniem DZIAŁANIA. Nie zamykaj swojego listu bez jasnej instrukcji, co zamierzasz dalej zrobić. Jeśli będziesz liczył, że to odbiorca twojego listu się z tobą skontaktuje, prawdopodobnie się przeliczysz. Nadzieja nie gwarantuje uzyskania odpowiedzi. Poinformuj odbiorcę, kiedy i jak się z nim skontaktujesz.
A przechodząc od teorii do praktyki —
Jak napisać list w ośmiu krokach
Zwykle jest nam łatwiej zabrać się do pisania wtedy, gdy mamy przed oczyma lub w świadomości jakiś logiczny system, krok-po-kroku przedstawiający proces od A do Z. Oto moja propozycja …
1. Stwórz szkielet
2. Wpisz podstawowe informacje
3. Wyjaśnij, dlaczego piszesz, aby zwrócić uwagę czytelnika
4. Przedstaw własną osobę w przekonujący sposób
5. Zamknij ze stwierdzeniem działania
6. Korekta i polerowanie
7. Wybierz sposób dostarczenia listu (e-mail lub Poczta Polska)
8. Wyślij i podejmij kolejne działania (follow-up)
W tych ośmiu krokach stworzysz idealny dla siebie list. Co najlepsze, proces będzie tym bardziej pomocny, im dłużej zajmie ci poszukiwanie nowej (lub pierwszej) pracy. Za każdym razem pójdzie szybciej i sprawniej.
Teraz weźmy każdy z kroków pod lupę …
KROK #1: Przejrzysty, czysty zarys, który robi dobre wrażenie
Zaczynamy od stworzenia pliku Microsoft Word. Swoje dane kontaktowe, takie jak numer telefonu, adres e-mail, nazwisko i adres zamieszkania, umieszczasz w nagłówku na samej górze. Te informacje nie powinny być zbyt duże. Mają po prostu ułatwić czytelnikowi kontakt z tobą, jeśli zajdzie taka potrzeba.
Tekst prowadzący, czyli argumenty przemawiające za zatrudnieniem ciebie, to tzw. body copy. Jeśli będziesz wysyłał list Pocztą Polską (do czego wrócimy później), powinieneś użyć standardowego kroju — najlepiej redaktorskiego Times New Roman, Book Antiqua, Bookman albo Garamond. Są to podstawowe kroje, dostępne na każdym komputerze, który ma zainstalowany pakiet Microsoft Office.
Z kolei w przypadku dokumentów w wersji elektronicznej, poleca się używanie krojów bezszeryfowych, takich jak Arial, Tahoma czy Verdana. Powód? Wszystko, co jest wyświetlane na ekranie monitora, jest cyfrowo zniekształcane. Digitalizacja może więc lekko „kaleczyć” maleńkie ogonki, występujące w krojach szeryfowych, powodując dyskomfort w czytaniu.
Jednakże, warto zauważyć, że nowe kroje szeryfowe, takie jak Cambria czy Constantina, zostały zaprojektowane specjalnie do warunków cyfrowych i świetnie spełniają swoje zadanie.
A oto przykładowy wzór (układ), jakim możesz się inspirować, pracując nad własnym listem motywacyjnym …
(KLIKNIJ MINIATURKĘ, ABY WYŚWIETLIĆ OBRAZ W PEŁNYCH WYMIARACH)
KROK #2: Wypełnij dokument podstawowymi informacjami
Kilka linijek pod podstawowymi informacjami o sobie, wpisz informacje o osobie, do której będziesz się zwracał. Oczywiście, standardowo: imię, nazwisko, tytuł i adres zamieszkania.
Jeśli masz jakiekolwiek wątpliwości, sprawdź informacje o tej osobie w sieci albo po prostu wykonaj telefon do firmy i zapytaj sekretarkę. Szkoda byłoby popełnić błąd, który wywoła zmieszanie w odbiorcy, czyż nie? Pamiętaj, że twoje dokumenty są wprowadzeniem do TWOJEJ OSOBY. Pozostawiają w odbiorcy jakieś pierwsze wrażenie, które — jak wiadomo — jest znaczące. Szczególnie, że na stanowisko może kandydować wiele innych osób.
Teraz, kilka linijek pod danymi adresata, umieść powitanie, koniecznie w następującej formie… Drogi Panie Kowalski: lub Szanowny Panie Kowalski:
Upewnij się, że po nazwisku nie stawiasz kropki, ani przecinka, lecz dwukropek. Znaki interpunkcyjne i przystankowe reprezentują do pewnego stopnia nasze zamiary, intencje, wyraz emocjonalny, ton wypowiedzi. Plus, w korespondencji formalnej czy biznesowej, obowiązuje swoiste savoir-vivre — i dwukropek po powitaniu jest jedną z reguł.
Reguły są po to, by je łamać — i trochę się z tym zgadzam, przynajmniej w niektórych przypadkach. Koniec końców, możesz pomyśleć… jakie niby znaczenie ma to, czy postawie dwukropek czy przecinek? Ostatecznie liczy się przecież przekaz, nie jakieś nie do końca uzasadnione reguły.
No cóż, sama podzielam takie podejście, ale pamiętaj, że ludzie — na przykład twój potencjalny pracodawca, do którego się zwracasz — mogą być tendencyjni w stosunku do pewnych spraw. Mogą mieć swoje małe uprzedzenia. Mogą być staroświeccy. Czy opłaca się ryzykować i łamać reguły, nawet jeśli nie mają uzasadnienia? Raczej nie. Trzymaj konwencjonalny, sprawdzony i bezpieczny styl — stosując się do powszechnie panujących reguł, a wszystko będzie dobrze.
KROK #3: Wyjaśnij, z czym i dlaczego piszesz
Twój pierwszy akapit listu powinien wyjaśniać czytelnikowi, dlaczego i z czym piszesz. Wówczas cały przekaz nabiera dla odbiorcy sensu i znaczenia.
Odpowiadasz na ogłoszenie w gazecie? W Internecie? Czy ktoś znajomy z firmy polecił ci zgłosić swoją kandydaturę na wolne stanowisko? Kontynuujesz kontakt z firmą po rozmowie telefonicznej? Nie utajaj takich informacji, przeciwnie — zawrzyj je na „dzień dobry”. Niech odbiorca wie, dlaczego powinien ci poświęcić czas.
Z własnego doświadczenia wiem, że najbardziej zwracają uwagę otwarcia, w których powołujesz się na kogoś wysoko postawionego w hierarchii firmy, z kim się wcześniej kontaktowałeś. Również dobrze się spisują powołania na innego pracownika z firmy.
Jeśli z kolei nie masz się na kogo powołać, to pamiętaj, że otwarcie powinno być na tyle interesujące, aby zachęciło odbiorcę na zwrócenie szczególnej uwagi na to, co zamierzasz przekazać.
Innymi słowy, napisz coś, co sprawi, że czytelnik twojego listu zechce dowiedzieć się o tobie więcej. Na przykład …
„Firmy odnoszą sukcesy dzięki temu, że zatrudniają właściwych ludzi — takich, którzy robią coś, co sprawia różnicę. Nie takich, którzy po prostu wykonują to, co do nich należy.” Kiedy przeczytałem to zdanie pana X z firmy Y, od razu wiedziałem, że Pańska firma jest miejscem, w którym będę mógł w pełni uwolnić swój potencjał i wykorzystać zdobyte umiejętności.
Kto wie, może właściciel firmy lub jakiś człowiek na wyższym stanowisku udziela wywiadów, z których mógłbyś znaleźć pasujący do sytuacji cytat i się na niego powołać? To sprawi ogromną różnicę i mocno przykuje uwagę osoby czytającej twój list. Udowodnisz w ten sposób, jak mocno zależy ci na tej pracy … jak mocno się przykładasz … jak obyty jesteś w stosunku do samej firmy i tego, co się wokół niej dzieje …
W ten sposób — poprzez głębokie poszukiwania ciekawych informacji, które mogą się przydać przy tworzeniu dokumentów aplikacyjnych — masz możliwość przedstawienia własnej osoby w sposób, który da pierwsze wrażenie, że pasujesz do tej posady i potrzeb samej firmy. I o tym więcej w kolejnym kroku…
KROK #4: Przedstaw własną osobę w sposób, który odpowiada potrzebom i zainteresowaniom firmy
Serce twojego listu, czyli część właściwa — tekst prowadzący. W tym miejscu zagłębiasz się w szczegóły własnych osiągnięć, osobowości, dokonań, sukcesów. Co ważne, szczegóły powinny dopasowywać się do tego, czego oczekuje od swoich pracowników firma, jak i samo stanowisko.
I najważniejsza rzecz: nie skupiaj się na tym, czego ty chcesz lub byś chciał, ale czego firma chce i poszukuje. Wówczas osoby odpowiedzialne za rekrutacje będą znacznie bardziej chętne do zatrudnienia ciebie.
Weźmy przykład. Powiedzmy, że jesteś sprzedawcą i interesuje cię praca w pewnej firmie, w której chciałbyś zarabiać porządną, motywującą do działania prowizję. Nie ma w tym nic złego. Jeśli faktycznie jesteś dobrym sprzedawcą, z całą pewnością zasługujesz na dobrą wypłatę …jednak mówienie czy pisanie tego potencjalnemu pracodawcy nie zwiększy twoich szans na zdobycie pracy. Nie przekona go to bowiem, że szczerze troszczysz się o jego potrzeby, poza swoimi i że dobrze wykonasz robotę.
Zamiast tego, podziel się znacznie cenniejszą informacją. Mianowicie swoimi sukcesami i osiągnięciami z przeszłości. Już samo to wystarcza, aby przekonać potencjalnego pracodawcę, że jesteś odpowiednią osobą na wolne stanowisko. Choć twoje potrzeby są, co jasne, istotne — to jednak pomiń je w liście. Sprawę prowizji i innych szczegółów omawia się później, na przykład na drugiej rozmowie kwalifikacyjnej. Nie w liście. W liście i pozostałych dokumentach aplikacyjnych powinieneś skupić się na tym, czego chce i oczekuje potencjalny pracodawca, aby łatwiej było mu dokonać selekcji. Zwykle bowiem na podstawie tych właśnie dokumentów rozstrzygają się twoje losy.
Jak dokładnie opisać swoją osobę? O tym napisałam w innym artykule, poświęconym cechom charakteru pracownika. Również artykuł o umiejętnościach pracownika będzie w tym miejscu dla ciebie pomocny. Zachęcam, abyś zanim przejdziesz dalej, zapoznał się z nimi. Znajdziesz tam mnóstwo wskazówek, które pomogą ci napisać główną treść listu motywacyjnego.
A teraz zasadnicze pytanie: czego tak naprawdę rekruterzy poszukują w aplikacjach od potencjalnych kandydatów? Sprawa dość prosta: odpowiedzi na wymagania wyszczególnione w ofercie. Poniżej widzisz pierwszą lepszą ofertę, jaka ukazała mi się na pracuj.pl, a poniżej przykładową treść listu, napisaną z odwołaniem do treści tej oferty …
Oto jak możesz napisać kilka akapitów swojego listu, bazując na treści oferty, i tym samym zwiększyć szanse, że twoja aplikacja zwycięży pośród prawdopodobnie dziesiątek innych:
[akapit otwierający]
[drugi akapit]
A teraz pozwoli Pan, że zdradzę nieco szczegółowych informacji o sobie i swojej przeszłości:
Ukończyłem [podać uczelnię]. Po studiach, przez całe trzy lata pracowałem w firmie [podać firmę] na stanowisku [podać stanowisko]. We współpracy z działem marketingu oraz działem utrzymania, byłem odpowiedzialny za takie czynności jak [wymienić].
Ponieważ moje stanowisko wymagało ode mnie samodzielności, sumienności, samodyscypliny oraz umiejętności radzenia sobie z konfliktami w korporacji, postanowiłem zgłębić tematykę zarządzania czasem oraz rozwoju osobistego. Po odbyciu szkolenia [podać nazwę i szczegóły], zdobyłem nowe umiejętności, które pomogły mi jeszcze lepiej pracować z dużymi grupami ludzi i koordynować bieżące sprawy administracyjne.
Od roku [podać] posiadam prawo jazdy, przez co mogę pracować zarówno w biurze oraz — jeśli sytuacja tego wymaga — w terenie.
Dodatkowo, na co dzień miałem do czynienia z oprogramowaniem biurowym firmy Microsoft, takim jak Word, Excel oraz Access. W ciągu minionych trzech lat, opanowałem większość podstawowych i część zaawansowanych funkcji wspomnianego oprogramowania, co w pracy umysłowej jest ogromnym ułatwieniem. Liczę, że w Pańskiej firmie będę mógł się wykazać również w technicznych sprawach.
Prawdopodobnie można to napisać lepiej i poprawniej, jednak nie o to teraz chodzi. Chodzi przede wszystkim o to, abyś zauważył, w jaki sposób możesz dopasować treść oferty z pracą z treścią listu.
Możesz w nim nawiązać do większości lub wszystkich wymagań, jakie zawiera ogłoszenie. Oczywiście, nie powinieneś ubarwiać rzeczywistości, ale przedstawić ją taką, jaka jest. A to oznacza po prostu odwołanie się do każdego z podpunktu, jakie znajdziesz w anonsie i wpasowania się w niego. W ten sposób, krótko, zwięźle i na temat pokazujesz, że jesteś właściwą osobą na wolne stanowisko. W ten sposób …zapewniasz sobie zainteresowanie i zaproszenie na rozmowę kwalifikacyjną — poprzez odwołanie się do potrzeb potencjalnego pracodawcy, nie swoich!
KROK #5: Zamknięcie listu z wezwaniem do działania
OK, a więc twój list ma mocne, osobiste otwarcie … po którym przedstawiasz powiązane punkty z treścią ogłoszenia o pracę … przedstawiasz powody-dlaczego potencjalny pracodawca miałby zaprosić cię na rozmowę o pracę … a teraz pozostaje podtrzymać momentum i zamknąć list z mocnym, ale spokojnym i asertywnym nawiązaniem do podjęcia kolejnego kroku naprzód.
Zasadniczą lekcją, jaką powinieneś wyciągnąć z tego kroku, to fakt, iż nie możesz polegać na tym, że potencjalny pracodawca się z tobą skontaktuje — nawet jeśli twoje CV i list są imponująco dobre. To ty się starasz o tę pracę, więc to ty powinieneś dopiąć wszystko na ostatni guzik. Stąd zamknij list w sposób, który uświadomi jego czytelnika, że przewidujesz i chcesz dalszego kontaktu.
Najlepszy sposób? Według mnie powinieneś zastosować podobną strategię, jaką stosują specjaliści od marketingu bezpośredniego. O co chodzi? Po prostu podajesz w zakończeniu listu, że dnia tego i tego zadzwonisz do sekretariatu w celu umówienia się na spotkanie, aby się bliżej poznać i podjąć jakąś decyzję. Ale oczywiście to zależy od podejścia, jakie przyjmujesz do poszukiwania pracy.
Również tutaj nie możesz zapominać, że priorytetem jest skupienie się na pomocy twojemu potencjalnemu pracodawcy, nie na własnych potrzebach, które nic nie wnoszą w proces pozyskiwania upatrzonego stanowiska.
A teraz szybki przykład zamknięcia…
Panie Kowalski, myślę, że tytułem wstępu to by było na tyle. W środę w okolicach godziny 12:00 wykonam telefon do Pańskiej firmy z nadzieją, że uda nam się ustalić wygodny termin na spotkanie, byśmy mogli porozmawiać o potrzebach Pańskiej firmy oraz mojej aplikacji.
Coś takiego powinno zdać egzamin. JEDNAK… w wielu przypadkach, taka strategia się nie sprawdzi — na przykład w przypadku odpowiedzi na wiele ogłoszeń, gdzie w rzeczywistości nie wiesz, do kogo wysyłasz aplikację. Co więcej, ogłoszenie mogła zamieścić firma, której potencjalny pracodawca zlecił takie zadanie.
Tutaj niestety twoje możliwości się nieco ograniczają. Nie możesz, na przykład, obiecać telefonu tego i tego dnia w celu umówienia się na spotkanie. Jak w takim przypadku zamknąć list, aby zwiększyć swoje szanse zdobycia zaproszenia na rozmowę kwalifikacyjną? Na przykład…
Ponieważ moje kwalifikacje, doświadczenie i wykształcenie wydają się pasować do Państwa wymagań i potrzeb, mocno liczę na osobistą rozmowę, na której będziemy mogli zagłębić się w szczegóły naszej potencjalnej współpracy.
W dowolnym momencie można ze mną porozmawiać, dzwoniąc na numer telefonu 123-456-789.
Jak zapewne zauważyłeś, zamknięcie listu zwykle nie powinno przekroczyć dwóch akapitów. To dlatego, że powinieneś być zwięzły, zorientowany na działanie, skoncentrowany na potrzebach potencjalnego pracodawcy.
KROK #6: Dopracowanie listu motywacyjnego
Zanim wyślesz świeżo napisany list, warto, abyś się upewnił, że jest wolny od błędów od pierwszego do ostatniego słowa. Dokładnie przejrzyj go z uwzględnieniem następujących elementów:
- Błędy ortograficzne. Najprościej napisać list w Wordzie i zwrócić uwagę na podkreślenia, sygnalizujące błędy ortograficzne. Zwykle to wystarczy. Ale nie zatrzymuj się tu! Przeczytaj cały swój list powoli, słowo po słowie, aby wyłapać błędy, których Word nie znajdzie, takie jak Pański zamiast Państwa — jeśli piszesz do konkretnej osoby.
- Gramatyka i interpunkcja. Takie błędy …cóż, zrobią dość złe wrażenie. Możliwe, że będziesz miał problem z całkowitą pewnością co do poprawności w tym zakresie. Wówczas najlepiej dać tekst do sprawdzenia komuś, kto ma do tego dryg.
- Ton i prostota. Jeśli możesz zastąpić dłuższe i trudniejsze słowo prostszym i krótszym, zrób to. Zwykle im słowa mniej sylabowe, tym łatwiej czyta się cały list. Na przykład, zamiast prawdomówny, lepiej napisać szczery. Również ton przekazu poprzez list powinien być odpowiedni do sytuacji, czyli niezbyt wzniosły, spokojny, bezpośredni.
Prawdopodobnie należysz do ludzi, którym łatwiej jest mówić niż pisać …albo pisać niż mówić. Jeśli to pierwsze, możliwe, że lepiej, aby list pomógł ci napisać ktoś, kto ma talent pisarski. Nie chodzi tutaj o pisanie poezji, ale o jasność w wyrażaniu się. Bezpośredniość. Zwięzłość.
W środowisku pisarskim istnieje pewna metoda, dzięki której możesz pisać lepsze teksty. Jest ona bardzo prosta. NIGDY nie wysyłaj, nie publikuj i nie używaj tekstu tego samego dnia, w którym go napisałeś. Wróć do niego o poranku. Odświeżony snem umysł pomoże ci wyśrubować i udoskonalić tekst pod względem jasności i przejrzystości. Rano myślimy szybciej, bardziej przenikliwie, z większym zaangażowaniem. Warto to wykorzystać.
Po ostatnich poprawkach, twój list jest już w pełni ukończony i gotowy do wysyłki …
KROK #7: Wybierz właściwy sposób dostarczenia
Jak już wiesz, możesz wysłać swoją aplikację z listem dwiema drogami. Pierwsza to elektroniczna, czyli e-mail, a druga to droga standardowa, czyli Poczta Polska.
W obu przypadkach musisz wiedzieć o kilku rzeczach …
- LISTY DRUKOWANE. Wydrukuj list na dobrym jakościowo papierze, identycznym z tym, na jakim drukujesz CV. Jeśli jest, fotografia powinna być w kolorze, ostra, czysta. Kopertę również możesz zadrukować, ale skoro nie reprezentujesz firmy, naturalniej będzie ją zaadresować odręcznie.
Wydrukowany list musisz, co jasne, własnoręcznie podpisać. Przyłóż tak przygotowany list do CV (list na górze, CV na dole), zegnij na pół i umieść w odpowiedniej rozmiarowo kopercie. To by było na tyle.
- LISTY ELEKTRONICZNE. Jeśli zdecydowałeś się wysłać swoją aplikację w wersji elektronicznej, koniecznie przyłóż się do jej przygotowania z równą dbałością, co gdybyś przygotowywał wersje drukowane. Niech cię nie zwiedzie nieformalność korespondencji elektronicznej. Twój list i CV zostaną najprawdopodobniej wydrukowane, więc koniec końców będą rozpatrywane podobnie jak standardowo wysłane Pocztą Polską.
Tutaj, w wersji elektronicznej swojego listu, nie ma konieczności umieszczania danych adresowych osoby, do której się w nim zwracasz. Zamieść swoje dane i rozpocznij powitaniem.
Podobnie jak w wersji drukowanej, zachęcam do zachowania typowo formalnego powitania, czyli po nazwisku (np. Drogi Panie Kowalski).
Jak się zapewne domyślasz, wysyłając aplikację w wersji elektronicznej, będziesz musiał wybrać odpowiedni tytuł wiadomości e-mail. Nie ma sensu się głowić. Tutaj najprostsze rozwiązania są najlepsze, spójrz …
- Jan Kowalski — Menedżer Galerii Handlowej
… i tyle wystarczy. Zachęcam, abyś wysłał aplikację w formacie, który odczytuje typowe oprogramowanie biurowe, czyli Microsoft Word — zatem plik będzie miał rozszerzenie .doc. Dodatkowo, nie zaszkodzi wysłać dokumentów w formacie PDF. Tutaj rozszerzenie to po prostu .pdf.
Dlaczego maksymalnie nie ułatwić życia odbiorcy wiadomości? Dodaj do treści swojego e-maila krótką notkę: „Aplikację wysyłam w załączniku. Dla ułatwienia, przygotowałem dwa formaty — WORD oraz PDF.”
KROK #8: Wysyłka i kolejne działania
OK, nadszedł czas, aby kliknąć „Wyślij” bądź wrzucić kopertę do skrzynki dla listonosza. Zapisz sobie w kalendarzu przypomnienie, aby zadzwonić wspomnianego w liście dnia o podanej godzinie w celu podjęcia dalszych działań.
I teraz, ów telefon jest właściwie najważniejszą rzeczą, jaką powinieneś wykonać. Jeśli twoja aplikacja będzie konkurowała z dziesiątkami (jeśli nie setkami) innych zainteresowanych tą samą posadą, co ty, wówczas szanse się proporcjonalnie do ilości tych kandydatów zmniejszają. Stąd krytyczne jest podjęcie własnej inicjatywy.
Jak znam życie, po wysłaniu swojej aplikacji mało kto wykona telefon do firmy. Jeśli ty to zrobisz, przykujesz uwagę osób odpowiedzialnych za rekrutację. I tego możesz być pewien jak pieniędzy w banku (właściwie, nie wiem, czy to dobre porównanie…). Jeśli obiecałeś, że zadzwonisz, a z różnych powodów tego nie zrobisz, możliwe, że zrujnujesz swoją wiarygodność.
Z drugiej strony, jeśli z nikim nie rywalizujesz o stanowisko, a po prostu poszukujesz szansy w firmach, w których mógłbyś wykorzystać swoje możliwości i w których uważasz, że mógłbyś się przydać — wykonując telefon po wysłaniu aplikacji pilnujesz, aby o tobie nie zapomniano. W takich bowiem sytuacjach, kiedy firma z własnej inicjatywy nie poszukuje nowego pracownika, lecz dostaje niezapowiedziane oferty, lądują one na półkę jako zadania do zrealizowania na później. Nigdy nie wiesz, kiedy to „później” nastąpi. Wykonując telefon krótko po wysłaniu dokumentów, pilnujesz, aby cię nie pominięto i spranie rozważono twoją propozycję.
Mam nadzieję, że to pomoże…
Życzę najlepszego,