Asystent dyrektora to pracownik niezbędny w wielu dużych firmach. Najważniejszym zadaniem asystenta jest pomoc dyrektorowi w zarządzaniu organizacją. Jaki jest szczegółowy zakres obowiązków tego specjalisty? Jak wygląda dzień pracy asystenta dyrektora? Jakie wymagania należy spełnić, żeby móc starać się o zatrudnienie na tym stanowisku? Jakich cech oczekuje się od kandydata na asystenta? Jak wyglądają zarobki w tym zawodzie?
Asystent dyrektora – zakres obowiązków
Asystent dyrektora (nazywany także sekretarzem dyrektora czy asystentem prezesa) to pracownik biurowy posiadający bardzo szeroki zakres obowiązków. Może on przygotowywać prezentacje, raporty, analizy, zestawienia, pomagać w organizacji czasu swojego przełożonego, prowadzić terminarz, wspierać dyrektora w czasie wyjazdów służbowych czy też spotkań, które są organizowane poza siedzibą firmy. Szczegółowy zakres obowiązków asystenta jest uzależniony od potrzeb konkretnej organizacji. Asystenci często zajmują się organizacją i obsługą podróży służbowych, spotkań, konferencji, dbają o wygląd biura i stan urządzeń biurowych, nadzorują obieg dokumentów, zajmują się komunikacją telefoniczną i mailową. Pracowni ten jest odpowiedzialny za komunikację ze wszystkimi działami firmy, zajmuje się zarządzaniem projektami, reprezentuje prezesa podczas jego nieobecności (zarówno wobec pracowników firmy, jak i zewnętrznych kontrahentów).
Asystent dyrektora musi wykonywać swoje obowiązki z poszanowaniem tajemnicy służbowej, przepisów o ochronie danych osobowych, przepisów ergonomii, ochrony przeciwpożarowej, bezpieczeństwa i higieny pracy.
Jak zostać asystentem dyrektora?
Od osób ubiegających się o stanowisko asystenta dyrektora oczekuje się wykształcenia co najmniej średniego ogólnokształcącego. Wielu pracodawców preferuje jednak kandydatów z wykształceniem wyższym. Najlepiej po studiach na kierunku prawo, administracja, ekonomia, zarządzanie, marketing i reklama.
Kandydaci na stanowisko asystenta prezesa powinni znać języki obce – biegła znajomość języka angielskiego to warunek konieczny. Częstym wymogiem stawianym kandydatom jest także posiadanie prawa jazdy kategorii B. Niektórzy pracodawcy oczekują od asystentów dyspozycyjności i gotowości do odbywania częstych podróży służbowych.
Konieczna jest też biegła obsługa komputera i urządzeń biurowych.
Największe szanse na pracę mają kandydaci z dużym doświadczeniem zawodowym na podobnym stanowisku (dobrze, gdy jest ono podparte pozytywnymi referencjami).
Asystent dyrektora – środowisko pracy
Asystent prezesa to pracownik biurowy, który większość swoich obowiązków wykonuje w pomieszczeniach. W niektórych firmach jego praca wiąże się z częstym przemieszczaniem się (dotycz to szczególnie firm, które posiadają swoje oddziały w różnych częściach miasta lub nawet w różnych miejscowościach). Sekretarz prezesa pracuje od poniedziałku do piątku, zazwyczaj w stałych godzinach dziennych.
Jakie cechy posiada idealny kandydat na asystenta?
Od kandydatów na stanowisko asystenta prezesa oczekuje się kultury osobistej, wysoko rozwiniętych kompetencji interpersonalnych, bardzo dobrych umiejętności organizacyjnych, odporności na stres, zdolności do pracy pod presją czasu, kreatywności, odpowiedzialności, cierpliwości, wytrwałości, nastawienia na rozwiązywanie problemów, pozytywnego nastawienia do ludzi, znajomości etykiety biznesowej. Osoba taka powinna być samodzielna, a jednocześnie zdolna do pracy w zespole. Dobrze, żeby była także dyspozycyjna. Asystent musi wysławiać się płynnie zarówno w mowie, jak i na piśmie.
Asystent dyrektora – zarobki
Zarobki na stanowisku asystenta prezesa są bardzo zróżnicowane. Początkujący pracownicy zarabiają około 3000 zł brutto, natomiast doświadczeni asystenci nawet kilka razy więcej. Wysokość wynagrodzenia jest uzależniona między innymi od szczegółowego zakresu obowiązków, umiejętności, wykształcenia i stażu pracy, rodzaju firmy, w której asystent jest zatrudniony (osoby zatrudnione w firmach prywatnych często zarabiają więcej niż pracownicy instytucji publicznych), regionu polski, wielkości miasta (wynagrodzenie asystentów w wielkich miastach jest najwyższe). Oprócz podstawowego wynagrodzenia asystent otrzymuje różnego typu benefity pozapłacowe. Najpopularniejszym dodatkiem do pensji jest możliwość korzystania z prywatnej opieki medycznej, bezpłatnych wejściówek na basen czy inne zajęcia sportowe, dodatkowe ubezpieczenia, przedszkola zakładowe, itp.
Asystent dyrektora – jak dostać pracę w zawodzie?
Żeby znaleźć atrakcyjną pracę na stanowisku asystenta prezesa potrzebujemy dobrego CV i listu motywacyjnego. Warto poświęcić więcej czasu na stworzenie unikalnych dokumentów. Zdecydowanie unikajmy korzystania z gotowych szablonów (możemy mieć pewność, że skorzysta z nich większość kandydatów ubiegających się o nasze stanowisko). Jeżeli chcemy, możemy odpowiadać na oferty pracy zamieszczone w sieci. Nie poprzestawajmy jednak na tym. Specjaliści zajmujący się rekrutacją radzą, żeby wysyłać swoje dokumenty do firm, które nie prowadzą aktualnie rekrutacji.