Delegacje to podróże związane z wykonywaniem pracowniczych obowiązków. Wyróżnia się delegacje krajowe i zagraniczne. Pracownik nie może odmówić wyjazdu w delegację, gdyż będzie to równoznaczne z odmową wykonania obowiązków zawodowych. Co powinniśmy wiedzieć o delegacjach?
Kilka słów o delegacjach krajowych
O delegacjach krajowych mówimy wówczas, gdy pracownik zostanie oddelegowany do innej miejscowości w obrębie jednego kraju. W zależności od czasu trwania delegacji pracownikowi przysługuje określona dieta. W sytuacji, gdy wyjazd jest krótki i trwa poniżej 12 godzin – pracownik otrzymuje połowę krajowej diety. Przy wyjazdach przekraczających 12 godzin pracodawca jest zobowiązany do wypłaty pełnej diety. Wysokość diety może ulec obniżeniu w sytuacji, gdy pracownik miał zapewnione całodzienne wyżywienie.
Osoba wyjeżdżająca w delegację ma prawo do zwrotu kosztów noclegu, jeżeli pracodawca nie zadbał o jej zakwaterowanie. Żeby otrzymać zwrot za nocleg należy przedstawić przełożonemu stosowną fakturę.
Przepisy nie pozwalają pracownikowi na wybór środku transportu, którym dotrze do miejsca przeznaczenia – leży to po stronie pracodawcy (który jest również zobowiązany zapłacić za transport).
Delegacje zagraniczne
Niektóre firmy wysyłają swoich pracowników w delegacje zagraniczne. W przypadku wyjazdu do pracy za granicę dieta pracownika będzie się różnić od diety krajowej. Na jej wysokość ma wpływ między innymi to, do jakiego kraju jesteśmy oddelegowani. Większość pracodawców zapewnia swoim pracownikom miejsce zakwaterowania. Jeżeli jednak nie mamy zarezerwowanego noclegu, opłacamy go osobiście, a pracodawca jest zobowiązany do zwrotu pieniędzy na podstawie faktur.
Pracownik może oczekiwać, że pracodawca zwróci mu pieniądze za leczenie i zakup leków, które okazały się niezbędne podczas zagranicznej delegacji. Dodatkowo w przypadku zgonu pracownika podczas delegacji zagranicznej pracodawca zobowiązany jest do pokrycia kosztów transportu zwłok do kraju.
Czy pracownik może odmówić wyjazdu w delegację?
Pracownik nie może odmówić wyjazdu w delegację, jednak warto zdawać sobie sprawę, że istnieją wyjątki od tej reguły. Wyjątek dotyczy kobiet w ciąży, które nie mogą zostać wysłane w delegację bez swojej zgody. Pracodawca może natomiast zapytać, czy jego pracownica zgadza się na wyjazd. Pytanie o zgodę na wyjazd jest konieczne także wtedy, gdy w delegację ma zostać wysłany rodzic (ewentualnie prawny opiekun) mający pod opieką dziecko w wieku do 4 lat.
Jak wygląda rozliczanie czasu pracy w delegacji?
Część pracowników chętnie jeździ w podróże służbowe, gdyż ich zdaniem taki wyjazd pozwala zarobić więcej. Jeżeli zastanawiamy się jak rozliczany jest czas pracy w delegacji, zastanówmy się nad definicją tego pojęcia. Oznacza on czas, kiedy wykonujemy swoje obowiązki zawodowe, czyli jesteśmy już na swoim stanowisku. W większości przypadków pracodawcy nie płacą pracownikom w delegacji za dojazd do miejsca pracy. Jeżeli jednak odbywamy podróż służbową w czasie, kiedy w innych warunkach byśmy pracowali – wlicza się on do czasu pracy.
Pracownik w delegacji może liczyć na dodatkowe wynagrodzenie za nadgodziny. Czas pracy w delegacji wynosi 8 godzin dziennie. Jeśli pracujemy dłużej – pracodawca płaci nam za każdą dodatkową godzinę. Dodatek za nadgodziny to 50% standardowej stawki.
Pytania o delegacje na rozmowie kwalifikacyjnej
Delegacje to codzienność pracowników zatrudnionych w wielu branżach. Jeżeli wybieramy się na rozmowę kwalifikacyjną, warto jest zadać rekruterowi kilka pytań o podróże służbowe. Jest to ważne, gdyż mogą mieć one znaczący wpływ na to, czy będziemy chcieli pracować w danej firmie. Nawet jeżeli zadeklarowaliśmy się jako pracownicy dyspozycyjni, zbyt częste delegacje mogą okazać się zbyt dużym obciążeniem.
Koniecznie zapytajmy potencjalnego pracodawcę o częstotliwość wyjazdów służbowych – czy odbywają się raz w tygodniu, raz w miesiącu, raz na kwartał. Dowiedzmy się również ile trwają przeciętne wyjazdy służbowe w danej firmie.
Bardzo ważne jest, żeby dowiedzieć się, czy będziemy wysyłani tylko w delegacje krajowe, czy też może w delegacje zagraniczne. Zapytajmy też o obszar delegacji. Są firmy, które wysyłają swoich pracowników tylko do jednego miasta lub jednego kraju. Inne mają swoje placówki w większości państw świata i regularnie wysyłają tak swoich podwładnych.
Nie zapomnijmy zapytać o środek transportu. Czy w delegację lecimy samolotem czy też jedziemy samochodem, pociągiem lub transportem publicznym. Warto się dowiedzieć czy na miejscu możemy korzystać z wypożyczonego samochodu.
Potencjalnego pracownika powinno zainteresować również to, w jaki sposób rozliczane są delegacje. Czy musimy pokrywać wszystkie koszty z własnego portfela, czy też otrzymujemy od pracodawcy zaliczkę (z której po powrocie z delegacji będziemy się rozliczać).
Delegacje mogą być znakomitym sposobem na oderwanie się od rutyny, zarobienie dodatkowych pieniędzy i poszerzenie swoich horyzontów. Zanim jednak zdecydujemy się na podjęcie pracy wymagającej częstych wyjazdów służbowych – dowiedzmy się o nich jak najwięcej.