Praca w delegacji budzi wiele skrajnych emocji. Częste podróże służbowe mają swoich zwolenników i przeciwników. Co powinniśmy wiedzieć o ich zaletach i wadach? W jaki sposób przygotować się do podróży służbowej?
Jakie są zalety pracy w delegacji?
Wyjazdy w delegacje wiążą się z licznymi korzyściami. Dla wielu pracowników największą ich zaletą jest możliwość podróżowania. Wyjeżdżając w delegację możemy poznać nowe miasta, a także odwiedzić kraje, w których nigdy wcześniej nie byliśmy. W delegacji, tak jak i w pracy stacjonarnej wykonujemy swoje obowiązki zawodowe przez 8 godzin, a resztę czasu mamy dla siebie. Dodatkowo pracodawca często opłaca nam zakwaterowanie i wyżywienie. Czas po pracy możemy więc przeznaczyć na zwiedzanie.
Osoby, które chętnie wyjeżdżają w delegacje podkreślają, że podczas wyjazdu mogą oderwać się od rutyny codziennej pracy biurowej. Chwilowa zmiana otoczenia pozwala się pozwala na nabranie dystansu do problemów i ludzi, z którymi się pracuje. Wyjazd służbowy pozwala także odpocząć od rodziny, co jest nam niekiedy bardzo potrzebne.
Podczas delegacji mamy szansę poznania nowych ludzi. Jest to dobry sposób na pozyskanie nowych klientów, a także integrację z osobami, z którymi pracujemy (w delegację niekiedy wysyłane są grupy pracowników).
Dla części pracowników delegacja to szansa na dodatkowy zarobek. Podczas wyjazdu nie płacimy za wyżywienie i zakwaterowanie. Nierzadko przydzielane są nam dodatkowo płatne zadania.
Niektórzy traktują długą podróż samolotem lub pociągiem jako szansę na wypoczynek, czytanie prasy czy lektur, na które wcześniej nie mieliśmy czasu.
Niewątpliwą zaletą delegacji jest możliwość zdobycia cennych doświadczeń zawodowych (co często nie jest możliwe w pracy stacjonarnej). Jeżeli wyjeżdżamy do innego kraju, mamy również okazję szlifowania języka obcego.
Delegacje – jakie są ich ciemne strony?
Choć wyjazd w delegację dla części osób jest atrakcją, nie należy zapominać, że ma on także wiele wad. Zaliczamy do nich między innymi problemy rodzinne. Nie możemy odmówić wyjazdu, a jednak nie chcemy rozstawać się z rodziną. Osoby, które mają dzieci muszą rozwiązać kwestie opieki nad nimi (co nie zawsze jest proste). Zazwyczaj nie mamy wpływu na wybór terminu delegacji, dlatego może ona kolidować z naszymi planami. Nierzadko, gdy dowiadujemy się o wyjeździe służbowym musimy odwoływać spotkania ze znajomymi, wizyty u lekarza, czy choćby wizyty na siłowni.
Delegacja może okazać się prawdziwym problemem dla właścicieli zwierząt. Możemy zostać zakwaterowani w hotelu (wybiera go pracodawca), który nie akceptuje zwierząt. Nawet jeżeli znajdziemy miejsce przyjazne zwierzętom i tak będziemy musieli zostawić naszego pupila w hotelu na dłuższy czas (dla niektórych zwierząt samotne przebywanie w nieznanym miejscu może być bardzo stresujące). Wyjazd w podróż służbową ze zwierzęciem to dla pracownika dodatkowe koszty, gdyż pracodawca opłaca jedynie transport, zakwaterowanie i wyżywienie swojego podwładnego.
Praca związana z częstymi wyjazdami służbowymi może utrudniać nam zaplanowanie sobie czasu. Zawsze musimy liczyć się z nagłą koniecznością zmiany planów. Jest to szczególnie duży problem dla osób dojrzałych, które potrzebują stabilizacji.
Przebywanie na delegacji sprawia, że jesteśmy zmuszeni załatwiać wiele spraw zdalnie, co może spowodować wydłużenie ich realizacji i dodatkowy stres.
W przypadku dalekich wyjazdów służbowych problemem pracowników jest jet lag, a także problemy ze snem. Nie każdy przystosowuje się do nowej strefy czasowej szybko. Zmęczenie i zaburzenia koncentracji mogą mieć negatywny wpływ na jakość naszej pracy.
Kolejną wadą delegacji jest nocowanie w wybranych przez pracodawcę hotelach. Miejsca te mogą mieć różny standard i nie zawsze spełniać nasze oczekiwania. Pracodawca nie zawsze konsultuje z pracownikami kwestię wyżywienia. Zdarza się, że otrzymują oni posiłki, które z różnych względów im nie odpowiadają.
Wyjazd służbowy odrywa nas od bieżących zadań w pracy, które podczas naszej nieobecności zaczynają się nawarstwiać. Po przyjeździe jesteśmy zmuszeni do ich nadrabiania, co zazwyczaj nie jest przyjemne.
Podróż służbowa – jak dobrze się do niej przygotować?
Do delegacji dobrze jest się przygotować. Przede wszystkim musimy się dowiedzieć jaki będzie zakres naszych obowiązków, czego oczekuje od nas pracodawca. Koniecznie dowiedzmy się w czyich kompetencjach leży zakup biletów, jakim środkiem transportu będziemy się przemieszczać, co będziemy jeść.
Bardzo ważne jest spakowanie wszystkich niezbędnych rzeczy. Upewnijmy się jak długo będzie trwała delegacja i zabierzmy niezbędną ilość ubrań. Warto jest wybierać takie stroje, które będzie można dowolnie ze sobą łączyć.
Osoby, które biorą leki muszą spakować je do bagażu podręcznego.
Jeżeli wyjeżdżamy za granicę, obowiązkowo upewnijmy się czy nasz paszport jest ważny. Gdy wyjeżdżamy w dobie pandemii, sprawdźmy jakie warunki trzeba spełnić, żeby przebywać na terytorium danego kraju (upewnijmy się czy musimy się zaszczepić, wykonać testy, odbyć kwarantannę, itp.).