Wielu pracowników ma wrażenie, że pomimo ciężkiej pracy zadania, które mają do wykonania wydają się nie kończyć (a nawet ich przybywa). Przyczyn tego stanu rzeczy może być wiele. Zastanówmy się jednak, czy nie jest to wina naszej nieefektywności. Co możemy zrobić, żeby pracować mądrzej?
Planowanie to w pracy podstawa
Jeżeli nie możemy uporać się z pracą i jesteśmy z tego powodu coraz bardziej sfrustrowani, koniecznie nauczmy się planować. Dzięki umiejętnemu planowaniu nawet największe i najbardziej skomplikowane zadanie stanie się dla nas wykonalne.
Do zaplanowania dnia pracy będziemy potrzebowali notesu i długopisu. Zapiszmy wszystkie rzeczy, które musimy w danym dniu wykonać. Następnie wybierzmy te, które są dla nas absolutnymi priorytetami – i od nich zacznijmy. Nigdy nie zaczynajmy od wykonywania zadań mało ważnych, gdyż może zabraknąć nam czasu na sprawy bardzo pilne.
Jeżeli mamy taką możliwość, oddelegujmy część zadań naszym współpracownikom. Nie bójmy się prosić o pomoc gdy jest to konieczne.
Praca od samego rana
Specjaliści od efektywności zalecają, żeby zaczynać pracę z samego rana. Jest to konieczne zwłaszcza wtedy, gdy mamy dużo zadań do wykonania. Pracując od rana będziemy mieć pewność, ze zdążymy ze wszystkim. Dodatkowo nie będziemy musieli zabierać pracy do domu.
Praca z samego rana jest uzasadniona również dlatego, że zgodnie z naszym zegarem biologicznym (sprawdza się to w przypadku większości ludzi) jesteśmy najbardziej efektywni do godziny 14.
Pozwólmy sobie na odpoczynek
Niezależnie od tego ile mamy pracy, musimy pamiętać, że nie jesteśmy robotami i nie możemy działać efektywnie bez wytchnienia. Większość ludzi jest w stanie pracować do południa, po czym zaczyna odczuwać zmęczenie. W okolicach godziny 14 dobrze jest zrobić sobie krótką drzemkę lub chociaż wyjść na spacer. Współcześnie coraz większa ilość pracodawców zaczyna zdawać sobie sprawę, że półgodzinna drzemka w godzinach pracy znacznie zwiększa efektywność ich pracowników. W efekcie w niektórych firmach powstają specjalne strefy odpoczynku.
Osobiście wyznaczajmy terminy
Jeżeli pracujemy nad większym projektem, dobrze jest podzielić go na mniejsze zadania i zaplanować terminy ich wykonania. Zastanówmy się ile czasu potrzebujemy na realizację konkretnych zadań. Bądźmy przy tym realistami i zróbmy sobie rezerwę czasową. Pamiętajmy, że nie zawsze będziemy w stanie pracować maksymalnie efektywnie, zawsze może wydarzyć się coś, co przerwie naszą pracę.
Bardzo ważne jest, żeby dotrzymywać terminów, które sobie wyznaczyliśmy. Zyskamy w ten sposób poczucie sprawczości, co zmobilizuje nas do dalszej pracy.
Czas pełnej koncentracji
Pracownicy, którzy są bardzo efektywni każdego dnia wyznaczają sobie przedział czasowy, podczas którego pozostają w pełnym skupieniu. W zależności od naszych możliwości i potrzeb może być to godzina, pół godziny, półtorej godziny. Czas ten należy poświęcić na wykonywanie najważniejszych zadań. Zadbajmy o to, żeby w nikt nam nie przeszkadzał. Pozbądźmy się także wszystkich rozpraszaczy (wyłączmy telefon i media społecznościowe).
Regularnie sprawdzajmy pocztę elektroniczną
Jeżeli chcemy, żeby nasz praca przebiegała maksymalnie efektywnie, powinniśmy regularnie sprawdzać swoją pocztę elektroniczną. Przeglądajmy wszystkie przychodzące do nas wiadomości. W przypadku gdy nasz czas jest mocno ograniczony, odpowiadajmy tylko na te najpilniejsze, natomiast mniej ważne przenośmy do odpowiedniego folderu.
Zadbajmy również o to, żeby usuwać nieaktualne wiadomości. W ten sposób unikniemy zagracenia skrzynki pocztowej.
Zaplanujmy czas na rozmowy telefoniczne
Jeżeli w ciągu dnia musimy dzwonić do klientów i partnerów biznesowych, warto jest wyznaczyć sobie czas na rozmowy telefoniczne. Dobrą praktyką jest również umawianie się na telefon w określonych godzinach. Powiedzmy osobom, z którymi współpracujemy w jakich godzinach najlepiej się z nami skontaktować. Dzięki temu nasza praca nie będzie co chwilę przerywana przez dzwoniący telefon. Będziemy też znacznie spokojniejsi.
Pamiętajmy o elastyczności
Są osoby, które szczegółowo planują swój dzień pracy. W sytuacji, gdy coś wybija je z rytmu i zmusza do zmiany planów, odczuwają ogromny stres i irytację. W wielu branżach niemożliwe jest zaplanowanie swojego dnia pracy do do minuty. Dobrze więc, gdy będziemy elastyczni i mentalnie gotowi na to, że coś może się zmienić.
Planujmy pracę dzień wcześniej
Nasza efektywność z pewnością się zwiększy, gdy będziemy planowali swoją pracę z wyprzedzeniem. Zanim wyjdziemy do domu, przeanalizujmy co musimy zrobić kolejnego dnia. Dzięki stworzeniu listy zadań następnego dnia nie będziemy tracić czasu na organizację, gdyż będziemy od razu wiedzieć czym się zająć.
Zadbajmy o sprawność fizyczną i intelektualną
Jeżeli chcemy pracować mądrzej, powinniśmy kompleksowo zadbać o swoje ciało. Przede wszystkim musimy dobrze się wysypiać (dla utrzymania sprawności intelektualnej potrzebujemy przynajmniej 8 godzin snu). Ważna jest także zdrowa dieta i regularna aktywność fizyczna.