Kierownik biura to wszechstronny i odpowiedzialny zawód. Czym dokładnie zajmuje się office manager? Jakie wymogi trzeba spełnić, żeby rozpocząć pracę w tym zawodzie? Jakie są przeciętne zarobki kierowników biur?
Kierownik biura – podstawowe informacje
Stanowisko kierownika biura będzie odpowiednie dla osób lubiących pracę biurową i posiadających doskonałe umiejętności organizacyjne. Pracownik ten jest odpowiedzialny za szeroko rozumiane kierowanie biurem. Do jego zadań należy między innymi planowanie grafików dla zatrudnionych w firmie pracowników, zamawianie produktów spożywczych (w dobrze zaopatrzonym biurze nie może zabraknąć kawy), rezerwacja biletów na delegacje.
Kandydat starający się o posadę kierownika biura musi mieć świadomość, że zakres jego obowiązków jest elastyczny. Pracownik ten musi być przygotowany na każdą sytuację. Przełożony może oczekiwać od niego zorganizowania spotkania biznesowego czy znalezienia dobrej firmy cateringowej, która będzie zajmowała się dostarczaniem posiłków dla pracowników.
W zawodzie office managera każdy dzień jest inny, nie ma tu mowy o nudzie i rutynie. Pracownik zatrudniony na tym stanowisku zajmuje się czynnościami biurowymi, a jednocześnie ma częsty kontakt z ludźmi (z tego względu nie jest to najlepsze zajęcie dla introwertyków, którzy lubią pracować w samotności).
Kierownicy biur zajmują się ponadto organizacją i obsługą spotkań, zakupem sprzętu biurowego, serwisowaniem firmowej floty, obsługą dokumentacji, optymalizacją kosztów ponoszonych przez firmę. Pracodawcy mogą oczekiwać od nich kontaktu z różnego rodzaju instytucjami i urzędami, prowadzenia archiwum firmy, prowadzenia kalendarzy zarządu.
Kierownicy biur znajdą zatrudnienie we wszystkich sektorach i branżach, są poszukiwani przede wszystkim w dużych przedsiębiorstwach.
Jakie wymagania musi spełnić kandydat na kierownika biura?
Żeby starać się o stanowisko kierownika biura należy posiadać co najmniej średnie wykształcenie. Jednocześnie wielu pracodawców preferuje kandydatów z wykształceniem wyższym (po kierunkach takich jak administracja, ekonomia, zarządzanie czy finanse i rachunkowość). Bardzo ważne jest doświadczenie na podobnym stanowisku i znajomość języków obcych (język angielski to w tej pracy niezbędne minimum).
Kandydat na kierownika biura musi sprawnie obsługiwać komputer i inne sprzęty znajdujące się w biurze.
Jakie cechy musi posiadać office manager?
Zawód kierownika biura zaliczany jest to prac lekkich, dlatego od kandydatów nie wymaga się konkretnych predyspozycji zdrowotnych lub fizycznych. W pracy tej sprawdzą się osoby niepełnosprawne, muszą jednak posiadać dobry słuch i wzrok.
Jako, że kierownik biura codziennie ma kontakt z ludźmi i często rozmawia przez telefon powinien mieć przyjemną barwę głosu i dobrą dykcję. Kolejne niezbędne na tym stanowisku cechy to doskonała organizacja pracy własnej, umiejętność działania pod presją czasu, zwiększona odporność na stres. Office manager musi być osobą odpowiedzialną, dokładną, systematyczną, potrafiącą pracować zarówno samodzielnie, jak i zespołowo.
Pracownik ten musi charakteryzować się wysoką kulturą osobistą.
Jakie są zalety i wady pracy na stanowisku kierownika biura?
Kierownik biura to często osoba pierwszego kontaktu zarówno dla władz firmy, jak i pracowników. Z tego względu cieszy się on dużym zaufaniem i poważaniem. Dla wielu pracowników niewątpliwą zaletą tego zawodu jest codzienny kontakt z ludźmi. Office manager to pracownik, który nigdy się nie nudzi, gdyż jego praca wiąże się z wieloma wyzwaniami.
Niestety praca ta jak każde inne zajęcie ma swoje wady. Kierownicy biur zatrudnieni w wielkich firmach mogą czuć się przeciążeni obowiązkami. Pracowni ten nierzadko otrzymuje do wykonania specyficzne zadania, których nie ma komu oddelegować. Nadmiar obowiązków może przyczynić się do sytuacji stresowych i przeciążenia.
Ile zarabia office manager?
Zarobki na stanowisku office managera są uzależnione od wielkości i typu firmy, w której zatrudniony jest ten specjalista. Zazwyczaj im większa firma, tym większy zakres obowiązków, co przekłada się na wysokość wynagrodzenia. Wpływ na wynagrodzenie ma również wykształcenie i doświadczenie zawodowe.
Statystyki pokazują, że office manager zarabia powyżej średniej krajowej, a jego zarobki mogą przekroczyć 11 tys. zł brutto.
Należy zdawać sobie sprawę, że możliwości awansu w tym zawodzie są niewielkie, dlatego nie ma mowy o radykalnej podwyżce w związku ze stażem pracy.
Jak dostać posadę kierownika biura?
Pierwszym krokiem do pracy w charakterze kierownika biura jest napisanie profesjonalnego CV i listu motywacyjnego. Możemy wysyłać nasze dokumenty jako odpowiedzi na ogłoszenia o pracę (w kategorii praca biurowa) – w ten sposób postępuje większość kandydatów, dlatego musimy liczyć się z dużą konkurencją. Innym pomysłem jest kontaktowanie się z firmami, w których chcielibyśmy pracować, nawet jeżeli w danym momencie nie prowadzą one rekrutacji.
Specjaliści od rekrutacji przypominają, że znacznie zwiększymy atrakcyjność swojego CV jeżeli napiszemy je pod konkretną ofertę pracy.