Sekretarka (sekretarz) to osoba niezbędna w każdej firmie. Na tym stanowisku często zatrudniane są osoby nie mające problemów z wielozadaniowością, które są w stanie jednocześnie panować nad dokumentacją biurową, umawiać spotkania, a także przygotowywać kawę dla klientów. Jakie jest zakres obowiązków sekretarki? Jakie wymagania trzeba spełniać, żeby dostać pracę w tym zawodzie?
Czym dokładnie zajmuje się sekretarka?
Zakres obowiązków sekretarki może być bardzo zróżnicowany w zależności od tego w jakiej firmie jest ona zatrudniona. Pracodawca może oczekiwać od sekretarki prowadzenia kalendarza spotkań, rejestracji wizyt gości i ich przyjmowania, udziału w spotkaniach służbowych i przygotowywania sprawozdań z ich przebiegu, przygotowywania pism, analiz, a także korespondencji i raportów dla przełożonych. Do zadań osoby zatrudnionej na stanowisku sekretarki może należeć także rezerwacja sal konferencyjnych, odbieranie telefonów, wysyłanie i przyjmowanie przesyłek kurierskich i korespondencji firmowej, monitorowanie stanu zaopatrzenia biura, zamawianie artykułów biurowych i artykułów spożywczych, rejestracja umów, obsługa i archiwizacja dokumentacji, organizacja, ewentualnie współorganizacja wyjazdów i imprez firmowych.
Jeżeli sekretarka jest zatrudniona w szkole, do jej obowiązków należy między innymi: prowadzenie dokumentacji związanej z wynikami klasyfikacji i promocji uczniów, organizacja procesów rekrutacji uczniów, wydawanie legitymacji uczniowskich, prowadzenie księgi uczniów, pomoc w organizacji uroczystości szkolnych i egzaminów uczniów, sporządzanie duplikatów i odpisów świadectw promocyjnych, ukończenia szkoły oraz dojrzałości, zakładanie arkuszy ocen dla uczniów, przyjmowanie składek ubezpieczenia OC nauczycieli, prowadzenie rejestru zaświadczeń oraz wydanych legitymacji, sporządzanie odpisów arkuszy ocen, wydawanie zaświadczeń potwierdzających kontynuację nauki, prowadzenie spraw dotyczących ubezpieczeń osób uczących się w danej placówce edukacyjnej.
Co zrobić, żeby rozpocząć karierę w zawodzie sekretarki?
Współcześnie nie ma sztywnych wymagań formalnych jeżeli chodzi o kandydatów do zawodów sekretarki. Niektórzy pracodawcy oczekują wykształcenia wyższego kierunkowego (na przykład ukończenia studiów wyższych na kierunku administracja), zazwyczaj jednak wystarczające jest posiadanie świadectwa ukończenia szkoły średniej.
W zawodzie tym bardzo ważna jest znajomość języków obcych (biegła znajomość języka angielskiego to podstawa), gdyż sekretarka często komunikuje się z zagranicznymi klientami i partnerami biznesowymi. Żeby sprawnie wykonywać zawód sekretarki konieczna jest znajomość urządzeń biurowych, a także pakietu MS Office. Wymagana jest również perfekcyjna znajomość zasad języka polskiego i umiejętność prowadzenia korespondencji. Dla większości pracodawców dużym atutem jest także posiadanie przez kandydata prawa jazdy kategorii B.
Od sekretarki wymaga się wielu umiejętności miękkich (które są często ważniejsze niż kierunkowe wykształcenie). Do takich umiejętności zaliczamy znakomitą organizację pracy, samodzielność, komunikatywność, pozytywne nastawienie do ludzi, wysoką kulturę osobistą, umiejętność pracy zespołowej, dbałość o szczegóły, uczciwość, rzetelność, wychodzenie z własną inicjatywą, umiejętność pracy pod presją czasu, zwiększoną odporność na stres. Bardzo ważną cechą każdej sekretarki jest łatwość w nawiązywaniu (a także podtrzymywaniu) przyjacielskich relacji z klientami, partnerami biznesowymi i współpracownikami. Osoba pracująca na stanowisku sekretarki powinna posiadać również zdolności analityczne.
Jako, że sekretarka jest wizytówką firmy wymaga się od niej miłej aparycji (osoba taka nie musi być piękna, ważne jednak, żeby była elegancka i zadbana), a także dobrej dykcji i przyjemnej barwy głosu.
Praca sekretarki online
Jako, że wiele firm prowadzi współcześnie swój biznes w sieci, bardzo popularne stało się stanowisko sekretarki wirtualnej. Osoba taka wykonuje część obowiązków sekretarki, jednak robi to całkowicie zdalnie (może w jednym czasie pracować dla kilku firm). Z usług zdalnych sekretarek korzystają małe firmy, którym zależy na oszczędnościach.
Na jakie zarobki może liczyć sekretarka?
Zarobki sekretarki zazwyczaj nie są wysokie, chociaż wiele zależy od tego dla jakiej firmy pracuje taka osoba, w jakiej miejscowości znajduje się siedziba przedsiębiorstwa, jaki jest zakres obowiązków pracownika. Ważne jest także doświadczenie sekretarki i branża w jakiej działa.
CV na stanowisko sekretarki
Osoby, które chciałyby zwiększyć swoje szanse na zatrudnienie na stanowisku sekretarki powinny przygotować atrakcyjne CV i list motywacyjny (oczywiście jeśli pracodawca tego wymaga). Dobre CV to takie, które jest dopasowane do konkretnej oferty pracy.
Pamiętajmy, żeby szczegółowo opisać nasz zakres obowiązków na poprzednich stanowiskach. Koniecznie napiszmy o swoich największych osiągnięciach i umiejętnościach, które sprawią, że doskonale poradzimy sobie w pracy, o którą się ubiegamy. Nie zapomnijmy dodać do CV krótkiego podsumowania zawodowego (powinno mieć ono maksymalnie trzy zdania).