Biura typu open space w wielu firmach stają się codziennością. Pracodawcy widzą same ich zalety – tego typu rozwiązania pomagają obniżyć koszty. Jednocześnie takie miejsca pracy nie zawsze są przyjazne dla pracowników. Narzekają oni na brak prywatności, hałas, czy niewłaściwą temperaturę. Jak zaaranżować przestrzeń typu open space, która będzie komfortowa dla większości pracowników?
Biuro typu open space – co to takiego?
Biuro typu open space to miejsce posiadające wiele stanowisk pracy znajdujących się na otwartej przestrzeni. Model ten pojawił się po raz pierwszy w ubiegłym wieku w Stanach Zjednoczonych. W pierwszych biurach typu open space pracowało ponad tysiąc pracowników. Współcześnie liczba ta rzadko przekracza dwadzieścia osób.
Pracodawcy myślący o zastosowaniu open space w swojej firmie powinni poznać wady tego rozwiązania. Tylko wówczas będą mogli zaaranżować przestrzeń, która będzie komfortowa dla większości pracowników.
Przeciwnicy tego typu biur narzekają na zbyt duży poziom hałasu. Niestety przy tak wielu osobach w jednym miejscu hałas często przekracza dopuszczalne limity. Problemem jest także brak prywatności. Część pracowników biur open space czuje się ciągle obserwowanych. Świadomość, że szef w każdym momencie może obserwować ich pracę prowadzi do trudności z koncentracją. W tego typu biurach często (z różnych przyczyn) obniża się efektywność pracowników. Ciągłe przebywanie w towarzystwie tak wielu osób zwiększa prawdopodobieństwo wystąpienie konfliktów pomiędzy współpracownikami, co ma negatywny wpływ na cały zespół. Pracownicy biur typu open space często chorują masowo, gdyż wirusy i inne drobnoustroje roznoszą się w takich miejscach błyskawicznie. W biurze typ open space trudno jest ustawić właściwą temperaturę, gdyż poszczególni pracownicy mogą inaczej ją odczuwać. Dużym kłopotem jest również gorsza jakość powietrza.
Biuro typu open space – o czym powinien pamiętać pracodawca
Nie możemy dowolnie aranżować przestrzeni typu open space. Tak jak w przypadku każdego biura, obowiązują nas konkretne przepisy. Przykładowo na jednego pracownika zatrudnionego w open space ma przypadać 13 metrów sześciennych objętości pomieszczenia, a także dwa metry kwadratowe wolnej (czyli nie zajętej przez meble i urządzenia biurowe) podłogi. Jest to niezbędne minimum.
Bardzo ważne jest, żeby wysokość wnętrza przeznaczonego na biuro typu open space nie była niższa niż 3 metry). Gdy w biurze docelowo będą pracowały jedynie cztery osoby – może być to 2,5 metra. Pamiętajmy, że przejście musi mieć co najmniej 0,6 metra szerokości dla ruchu jednostronnego, a także 2 metry dla ruchu dwustronnego. Zasada jest taka, że powinno być na tyle szerokie, żeby umożliwiać swobodny ruch jedno- i dwukierunkowy.
Biuro przyjazne pracownikom
Większość pracowników nie czuje się komfortowo pracując w grupie kilkudziesięciu osób. Zamiast więc ustawiać kilkadziesiąt biurek w jednym rzędzie, podzielmy je na klastry (są to stanowiska pracy składające się z dwóch, a maksymalnie z czterech biurek). Osoby, które pracują samodzielnie powinny mieć do dyspozycji pojedyncze biurka oddzielone ściankami działowymi.
Należy zdawać sobie sprawę, że efektywność pracowników jest najwyższa, gdy pracują oni w dobrze oświetlonym biurze. Należy tak zaaranżować przestrzeń biurową, żeby każde stanowisko pracy miało jak najdłużej dostęp do dziennego światła (idealnie, gdyby biuro miało duże okna). W polskich realiach nie zawsze możemy liczyć na dzienne światło, dlatego trzeba zadbać o dodatkowe oświetlenie biura. Pomieszczenie musi być oświetlone równomiernie, dlatego warto zdecydować się na równomiernie rozmieszczone świetlówki sufitowe, a także lampy biurkowe posiadające żarówki LED o chłodnej barwie (najlepiej o wartości 4000-5300 Kelwinów).
Ogromnym problemem w biurach typu open space jest hałas, dlatego przy ich aranżacji należy kłaść nacisk na możliwie jak największe wyciszenie. W uzyskaniu tego efektu bardzo pomocne będą tapicerowane meble, miękkie wykładziny dywanowe, ekrany akustyczne na ściany, separatory do biurek (nie tylko wyciszają, ale i zapewniają więcej prywatności). Nowoczesnym rozwiązaniem, po które sięga coraz większa ilość pracodawców elektroniczny system maskowania dźwięku. Jego fenomen polega na tym, że generuje on szum, który nie ma (nawet w dłuższej perspektywie czasu) negatywnego wpływu na zdrowie i samopoczucie osób przebywających w biurze,
Przestrzeń typu open space dobrze jest podzielić. Stwórzmy miejsce, w którym będą odbywały się zebrania, przestrzeń pracy wspólnej, specjalne miejsce do relaksu i nieformalnych spotkań.
Dobrze, żeby biuro typu open space było przytulne. W tym celu umieśćmy w nim dużo roślin, kącik z ekspresem do kawy, półki z książkami. Współcześnie wielu pracodawców pozwala swoim pracownikom na drzemkę w trakcie pracy – w celu ułatwienia odpoczynku możemy zamontować hamaki.
Praca w biurze typu open space może być komfortowa dla znacznej części pracowników, pod warunkiem, że dołożymy wszelkich starań, żeby odpowiednio ją zaaranżować.