Multitasking, czyli wielozadaniowość to umiejętność zajmowania się kilkoma sprawami równocześnie. Osoby, które są wielozadaniowe często cieszą się uznaniem otoczenia. Co warto wiedzieć o multitaskingu? Czy wykonywanie kilku zadań jednocześnie jest efektywną metodą pracy? Co robić, kiedy nasze stanowisko pracy wymaga od nas wielozadaniowości?
Wielozadaniowość – co to takiego?
Wielozadaniowość (czy też z języka angielskiego – multitasking) jest to umiejętność robienia kilku rzeczy w jednym czasie. Warto zdawać sobie sprawę, że pojęcie to wywodzi się z terminologii komputerowej. Współcześnie coraz częściej odnosi się je do pracy ludzi. O multitaskingu mówi się najczęściej opisując kompetencje pracowników. Część pracodawców ceni sobie osoby, które mają podzielność uwagi (w niektórych zawodach rzeczywiście jest to bardzo pożądane). Multitasking dotyczy sytuacji, gdy pracownik jest w stanie przedstawiać klientowi ofertę przez telefon, a jednocześnie przygotowywać prezentację. Jest to również zdolność szybkiego przechodzenia od wykonywania jednego zadania do drugiego. Ważne jest, żeby wielozadaniowy pracownik nie tylko wykonywał kilka zadań jednocześnie, ale przede wszystkim potrafił je wykonać na odpowiednio wysokim poziomie.
Jakie są zalety wielozadaniowości?
Wielozadaniowość budzi wiele kontrowersji, jednak trzeba przyznać, że ma swoje zalety. Osoby, które dobrze sobie z nią radzą są w stanie wykonać kilka zadań równocześnie, co wiąże się z dużą oszczędnością czasu. Można powiedzieć, że wielozadaniowość jest wielkim atutem pod warunkiem, że zadania wykonuje odpowiednia osoba.
Osoby wielozadaniowe są w stanie skutecznie wykonywać zadania, które wymagają przerywania. Są w stanie w krótkim czasie zająć się czymś innym, po czym znowu wrócić do wykonywania danego projektu. Co więcej przerwy w wykonywaniu różnych czynności sprawiają, że ludzie ci mają więcej energii i jasny umysł.
Wielozadaniowy pracownik to prawdziwy skarb dla pracodawcy, który często wymaga zajęcia się jakąś sprawą natychmiast. Multitasking pracownika sprawia, że nie musi on przerywać pracy, którą się zajmował – może robić dwie rzeczy równocześnie.
Multitasking – jakie są jego wady?
Zdaniem wielu pracowników wielozadaniowość ma same wady. Pomimo, że współcześnie bardzo dużo mówi się o podzielności uwagi, w rzeczywistości mało kto jest w stanie wykonywać dwa zadania jednocześnie na wysokim poziomie. Dla wielu osób oderwanie się od jednego zadania i zajęcie się kolejnym powoduje dezorientację. Gdy podczas pracy słyszymy kilka poleceń w tym samym czasie, zazwyczaj nie wiemy czym się zająć. Często zajęcie się dwoma zadaniami sprawia, że „rozgrzebujemy” pracę i niczego nie kończymy.
Ciągłe przenoszenie uwagi z jednej rzeczy na drugą powoduje problemy z koncentracją. Wybici z rytmu możemy potrzebować nawet kilkudziesięciu minut, żeby wrócić do pracy, którą zajmowaliśmy się na początku.
Istnieje przysłowie mówiące o tym, że jeśli ktoś zajmuje się wieloma rzeczami, w żadnej nie jest wystarczająco dobry. W wielu przypadkach (choć trzeba uczciwie przyznać, że nie wszystkich) zasada ta się sprawdza. Często wykonując kilka zadań po kolei jesteśmy w stanie skończyć znacznie szybciej niż gdy próbujemy zajmować się nimi równolegle.
Jedną z największych wad wielozadaniowości (przyznają to zarówno osoby, które są wielozadaniowe, jak i te, które mogą zajmować się tylko jedną czynnością naraz) jest fakt, że osoby wielozadaniowe są wykorzystywane. Często zdarza się, że pracodawca, który widzi, że dana osoba jest w stanie wykonywać kilka zadań w jednej chwili stara się dołożyć jej pracy. W efekcie wielozadaniowy pracownik pracuje na dwa (a nawet więcej) etaty, a otrzymuje takie samo wynagrodzenie co osoby, które są zdecydowanie mniej produktywne.
Co zrobić, kiedy praca wymaga od nas wielozadaniowości?
Osoby, które z racji swojego stanowiska są zmuszone do multitaskingu muszą nauczyć się dobrze planować swoją pracę. Żeby uporać się z kilkoma zadaniami powinniśmy na bieżąco robić listy. Dobrze, żeby zadania znalazły się na nich w takiej kolejności w jakiej musimy je wykonać.
Kiedy zajmujemy się kilkoma zadaniami, bardzo łatwo jest o czymś zapomnieć. Z tego względu warto jest wykonywać bardzo szczegółowe notatki. Zadania do wykonania dobrze jest również pogrupować. Możemy pogrupować zadania kierując się ich podobieństwem. Przykładowo planujemy, że przez najbliższe trzy godziny będziemy dzwonić do klientów i odpowiadać na maile, a w drugiej połowie dnia zajmiemy się szkoleniem pracowników i analizą wyników ich pracy.
Wielką pułapką wielozadaniowości jest rozpoczynanie zadań i nie kończenie ich. Jeżeli nasza praca wymaga multitaskingu, musimy pamiętać, żeby kończyć wszystko, co zaczęliśmy. W przeciwnym razie ryzykujemy nie tylko bałaganem w pracy, ale również spadkiem motywacji do działania.
Osoby, które chcą być skuteczne w wielozadaniowej pracy muszą szczególnie dbać o równowagę pomiędzy życiem osobistym a zawodowym. Powinny pamiętać, że po wyjściu z pracy jest czas dla siebie, bliskich, realizację swoich zainteresowań (które nie są związane z pracą).