Biura typu open space stają się w Polsce coraz bardziej popularne (znajdziemy je we wszystkich większych miastach). Przestrzenie tego typu po raz pierwszy pojawiły się w Stanach Zjednoczonych jeszcze w XIX wieku. Choć są one pod pewnymi względami wygodne, mają swoje wady. Nie każdy jest w stanie pracować w takich warunkach. Co powinniśmy wiedzieć o biurach typu open space?
Jakie są zalety pracy w biurze typu open space?
Nie da się ukryć, że praca w biurach typu open space ma wiele zalet. Celem stworzenia wielkich przestrzeni biurowych miało być ułatwienie pracownikom komunikacji. Wielu ludzi lub pracować w grupie, a praca na dużej przestrzeni pobudza ich kreatywność. Przebywając w jednym biurze łatwo jest nam skontaktować się ze współpracownikami i szefem, co znacząco przyspiesza proces podejmowania decyzji. Jako, że człowiek jest istotą społeczną, praca w towarzystwie daje mu poczucie bezpieczeństwa. Pracownicy tego typu biur z pewnością nie narzekają, że nie mają z kim porozmawiać.
Dla pracodawców niewątpliwie dużą zaletą biur typu open space jest dobra integracja pracowników. Dobre, bliskie relacje pomiędzy osobami pracującymi w tej samej firmie znacząco podnoszą efektywność pracy.
Wielka przestrzeń biurowa daje możliwości niedostępne w małych biurach. Możemy dowolnie łączyć stanowiska, co ułatwia pracę zespołową. W open space nie ma problemu z przepływem dokumentów i informacji, co pozwala zaoszczędzić wiele czasu. Nie ma tu mowy o izolowaniu się pracowników.
Problemem małych biur jest często niezapewnienie poszczególnym pracownikom potrzebnej przestrzeni. Open space pozwala zapewnić wszystkim zatrudnionym osobom jednakową przestrzeń pracy. Powierzchnia biura jest tu optymalnie wykorzystana.
Wielu pracowników mających okazję pracować w takich warunkach jako zaletę podaje łatwiejszy dostęp do przełożonych. Nie muszą się zastanawiać, czy mogą wejść do biura szefa w danym momencie (bo ten być może ma spotkanie lub jest zajęty rozmową telefoniczną).
Nie sposób nie wspomnieć o korzyściach finansowych tego typu biur. Praca w jednym miejscu znacząco zmniejsza koszty eksploatacyjne. Dodatkowo koszty wynajmu są niższe.
W niektórych biurach typu open space funkcjonują wydzielone strefy relaksu. Jest to duże udogodnienie dla pracowników, którzy mogą odpocząć, a nawet zdrzemnąć się.
Jakie wady mają biura typu open space?
Biura typu open space mają zagorzałych zwolenników, ale i przeciwników. Pracownicy, którzy za nimi nie przepadają jako największą wadę podają hałas w miejscu pracy. Niestety w biurach typu open space natężenie hałasu jest znacznie wyższe niż w małych biurach. Jest to duży problem dla pracowników, których praca wymaga skupienia. Osoby pracujące przy komputerze w dużej przestrzeni biurowej narzekają niekiedy, że trudno jest im usłyszeć własne myśli, nie mówiąc już o efektywnym wykonywaniu obowiązków zawodowych. Pamiętajmy, że normy natężenia dźwięku w miejscu pracy powinny mieścić się w przedziale od 35–55 dB.
Dla pracowników problemem może być także temperatura. Nie każdy zdaje sobie sprawę, że poszczególne osoby mogą inaczej odczuwać tą samą temperaturę (przykładowo kobiety, żeby czuć się komfortowo potrzebują temperatury o dwa stopnie Celsjusza wyższej niż mężczyźni). Z powyższych względów praca w takim miejscu nie będzie komfortowa dla każdego. Część pracowników może narzekać, że jest im za zimno, innym natomiast w takich samych warunkach może być za ciepło.
Jakość pracy w open space zależy od osobowości pracownika. Są osoby, które doskonale czują się w zaludnionych, gwarnych miejscach. Jednak część pracowników do efektywnej pracy potrzebuje ciszy i spokoju, czego duże biuro może nie zapewniać.
Część pracowników nie lubi otwartych, dużych biur, gdyż nie dają im potrzebnej prywatności. Nie każdy jest w stanie pracować, kiedy obce osoby spoglądają mu przez ramię. W biurach typu open space jesteśmy pod stała kontrolą. Każdy w dowolnej chwili może sprawdzić co robimy. Często jest to przyczyną dużego stresu. Pracownik może zastanawiać się co myśli szef przechodzący obok, zamiast skupić się na swojej pracy. Osoby nie czujące się w takim miejscu swobodnie, mające wrażenie, że są cały czas oceniane, mogą krępować się robieniem krótkich przerw na gimnastykę (która jest niezbędna dla zachowania zdrowia i efektywnej pracy).
Warto dodać, że praca dużej ilości osób w jednym miejscu sprzyja rozprzestrzenianiu się drobnoustrojów. O ile w małych biurach jeden pracownik może zarazić kilku współpracowników, o tyle w open space choroby roznoszą się błyskawicznie.
Wadą biura typu open space może być brak dostępu do świeżego powietrza. W małym biurze możemy zazwyczaj otworzyć okno, pooddychać i dotlenić organizm. W dużym biurze musimy polegać jedynie na klimatyzacji.
Jak widać biura typu open space mają tyle samo wad i zalet. Są osoby, które w takich miejscach będą pracowały o wiele efektywniej niż w samotności, czy małych biurach. Nie brakuje również introwertyków, dla których praca na otwartej przestrzeni z dużą grupą ludzi jest praktycznie niemożliwa.