Jak być bardziej skutecznym, czyli planowanie czasu w pracy

Istnieje wiele badań pokazujących, że pracownicy spędzają w pracy ogromną ilość czasu na zajęciach, które nie należą do ich zawodowych obowiązków. Dzieje się tak nawet wówczas, gdy starają się angażować w swoją pracę. Przyczyną marnowania czasu jest przede wszystkim brak planowania. Brak dobrego planu skutkuje nie tylko nadgodzinami, ale i dodatkowym stresem. W jaki sposób zarządzać czasem w pracy, żeby realizować wszystkie projekty terminowo?

Problemy wynikające ze złego zarządzania czasem

Nieumiejętność zarządzania czasem jest powszechnym problemem polskich pracowników. Dotyczy to nawet znakomitych specjalistów w swojej dziedzinie. Winny jest przede wszystkim system edukacji, który nie uwzględnia umiejętności miękkich. Jako uczniowie słyszymy, że mamy się uczyć, jednak nikt nie mówi nam jak to robić.

Brak umiejętności zarządzania czasem negatywnie odbija się nie tylko na wynikach w szkole, ale i na późniejszym dorosłym życiu. Pamiętajmy jednak, że nie możemy obwiniać wadliwego systemu edukacji za swoje życiowe niepowodzenia. Jeżeli nie nauczyliśmy się zarządzania czasem w szkole, musimy zrobić to na własną rękę. Im szybciej, tym lepiej. Zastanówmy się ile moglibyśmy zyskać dzięki takiej umiejętności. Przede wszystkim znacznie ograniczylibyśmy stres (który w dłuższej perspektywie czasu rujnuje nasze zdrowie). Dodatkowo zyskalibyśmy czas na ważne dla nas rzeczy. Zamiast odrabiać zaległości po pracy, moglibyśmy wybrać się do kina z przyjaciółmi, poświęcilibyśmy więcej uwagi naszym dzieciom i partnerowi.

Dokładna analiza naszego dnia w pracy

Osoby, które poważnie myślą o lepszym gospodarowaniu czasem, na początku powinny zastanowić się w jaki sposób go marnują. Przynajmniej przez tydzień dokładnie przyglądajmy się swojej pracy. Zapisujmy w notesie jakie czynności i kiedy wykonujemy. Zapisujmy ile czasu poświęcamy na zawodowe obowiązki, a ile na czynności nieplanowane lub zupełnie zbędne (na przykład plotkowanie przy kawie z innymi pracownikami lub przedłużanie przerwy obiadowej). Zastanówmy się, czy nie bierzemy na siebie zadań, które moglibyśmy oddelegować innym pracownikom. Przemyślmy, czy nie moglibyśmy zrezygnować ze spotkań, które nic nie wnoszą do naszej pracy.

Plan dnia to podstawa

Często zdarza się, że przychodzimy do pracy i nie wiemy za co się zabrać. Mamy wiele obowiązków, więc zajmujemy się tymi, które wydają się nam najprzyjemniejsze (co nie oznacza, że są one najważniejsze). Jest to błąd, który kosztuje nas wiele czasu. Specjaliści od zarządzania czasem zalecają, żeby dzień wcześniej przygotować harmonogram pracy na dzień kolejny. Dzięki temu będziemy doskonale wiedzieli czym powinniśmy się zająć zaraz po przyjściu do biura. Jeżeli często spóźniamy się do pracy (i w efekcie mamy mnóstwo zaległości), zastanówmy się, czy pewnych czynności (jak przygotowania śniadania, czy prasowania koszuli do pracy) nie moglibyśmy wykonać dzień wcześniej.

Zastanówmy się co jest dla nas najważniejsze

Być może nie uda się nam wykonać wszystkich zaplanowanych na danych dzień zadań. Nic nie szkodzi, to zupełnie normalne. Ważne jest jedynie, żebyśmy wykonali najważniejsze obowiązki W tym celu powinniśmy ustalić swoje priorytety. Eksperci zalecają podzielenia zadań na: „ważne i pilne”, „ważne i niepilne”, „pilne jednak nieważne”, „nieważnie i niepilne”. Zacznijmy je realizować w takiej właśnie kolejności.

Bardzo pomocne w oszczędzaniu czasu jest grupowanie zadań, które są do siebie podobne. Mogą być to na przykład rozmowy telefoniczne, odpowiadanie na maile, segregowanie dokumentów, praca przy komputerze. W danym czasie zajmujmy się tylko konkretnymi zadaniami. Kiedy zajmujemy się odpisywaniem na maile, nie przerywajmy, żeby wykonać telefon (chyba, że jest to nagła, kryzysowa sytuacja).

Zarezerwujmy określony czas na poszczególne zadania 

Jeżeli nie ustalimy ile czasu możemy poświęcić na daną czynność, bardzo prawdopodobne jest, że będziemy ją wykonywać dłużej niż powinniśmy. Wielu pracowników widzi poprawę swojej efektywności, gdy dzieli pracę na sesje (mogą być to sesje półgodzinne, a nawet godzinne), po których następuje krótka przerwa.

Nie róbmy kilku rzeczy jednocześnie

Jeżeli chcemy, żeby nasza praca była maksymalnie efektywna, za wszelką cenę unikajmy wielozadaniowości. Nawet jeżeli mamy do wykonania kilka ważnych zadań, skupmy się tylko na jednym (w przeciwnym razie ryzykujemy, że nie uda się nam dokończyć żadnego z nich).

Bądźmy asertywni

W pracy bardzo ważna jest asertywności. Nauczmy się odmawiać innym w uzasadnionych przypadkach. Kiedy jesteśmy zajęci pracą nad pilnym projektem, a współpracownik prosi nas, żebyśmy pomogli mu w czymś, grzecznie odmówmy. Możemy powiedzieć, że w tej chwili to niemożliwe i zaproponować termin, kiedy będziemy mogli pomóc.

Unikajmy rozpraszaczy

Żeby nasza praca była efektywna, musimy być na niej w stu procentach skupieni. Przeszkadzają nam w tym tak zwane rozpraszacze. W przypadku współczesnych pracowników rozpraszaczami mogą być media społecznościowe, gry komputerowe, prywatne poczta, rozmowy ze współpracownikami (na tematy, które nie dotyczą pracy).

Recent Articles

spot_img

Related Stories

Leave A Reply

Please enter your comment!
Please enter your name here

Stay on op - Ge the daily news in your inbox

Przeczytaj poprzedni wpis:
blank
Rozmowa kwalifikacyjna – co robimy źle?

Osoby, które są często zapraszane na rozmowy kwalifikacyjne, jednak nie mogą dostać pracy często nie zdają sobie sprawy jakie błędy...

Zamknij