Współcześnie mało kto na co dzień pisze maile służbowe na papierze. Wybierajmy komunikację elektroniczną, gdyż jest szybsza i bardziej ekologiczna. Należy pamiętać, że istnieją ścisłe zasady pisania maili służbowych. Przestrzeganie ich jest częścią pozytywnego wizerunku naszej firmy.
Przestrzegajmy zasad etykiety językowej
Pisząc maila służbowego lub wiadomość do osoby, do której czujemy dystans, musimy pamiętać o zwrotach grzecznościowych. Nasz e-mail powinien zaczynać się od słów Szanowna Pani/Szanowny Panie lub Dzień dobry. Wiele osób rozpoczyna pisanie wiadomości od słowa Witam, co nie zawsze jest dobrze widziane. Specjaliści przekonują, że witam to słowo używane przede wszystkim w mowie, jednak nie w piśmie. Co więcej jest ono zaliczane do słownictwa potocznego, przez co nie powinno być stosowane w formalnych wiadomościach. Odbiorca takiego maila może dojść do wniosku, że jesteśmy mało kulturalni, a nawet zuchwali. Zwrotu witajcie może użyć gospodarz do swoich gości, jednak my jako pracownicy jesteśmy bardziej gośćmi w firmie naszego pracodawcy.
Wszystkie zwroty grzecznościowe muszą być umieszczone w osobnym miejscu i zakończone przecinkiem.
Temat maila
Niezależnie od tego, czego dotyczy nasza wiadomość, warto jest wybierać możliwie jak najkrótszy temat maila. Jednocześnie pamiętajmy, że temat ma informować odbiorcę o zawartości maila. Źle widzialne jest zarówno pominięcie tytułu, jak i tytuł nieprecyzyjny. Należy zdawać sobie sprawę, że tego typu wiadomości są często ignorowane (zwłaszcza kiedy odbiorca otrzymuje dziesiątki maili w ciągu dnia), mogą też trafić do spamu.
Co więcej stosowanie tytułów jest niezwykle ważne, gdyż adresat, który przeczytał wiadomość, za pewien czas może chcieć do niej wrócić. Gdy jego skrzynka jest pełna, może być to naprawdę bardzo trudne.
Piszmy zwięźle i poprawnie
Wyrazem szacunku do adresata są nie tylko zwroty grzecznościowe, ale i zwięzła wiadomość. W treści maila należy zawrzeć tylko najbardziej istotne informacje. Zdecydowanie unikajmy lania wody (marnujemy w ten sposób czas osoby, do której piszemy, a dodatkowo – także i swój). Jeżeli mamy do przekazania więcej informacji, dobrze jest zadzwonić zamiast pisać.
Pisząc maile służbowe nie powinno się zapominać o polskich znakach, dużych literach, interpunkcji. Jeżeli mamy skłonność do popełniania błędów ortograficznych i gramatycznych – stosujmy autokorektę. Zdecydowanie unikajmy pisania całych zdań wielkimi literami. Takie wiadomości ciężko się czyta, dodatkowo mogą one zaniepokoić lub zirytować odbiorcę (wielkie litery mogą być odebrane jako krzyk, możemy zostać odebrani jako agresywni). W mailach służbowych powinno się ograniczyć emotikony (jeżeli wiadomości są bardzo formalne, a nas z adresatem dzieli duży dystans – całkowicie z nich zrezygnujmy.
Eleganckie zakończenie
Nigdy nie wysyłajmy e-maili bez zakończenia. Jednocześnie pamiętajmy, że musi ono także wyrażać szacunek dla adresata. W przypadku bardzo formalnych wiadomości można użyć zwrotów – z poważaniem, z wyrazami szacunku (a następnie podać swoje imię i nazwisko). Gdy piszemy mniej formalne maile służbowe – zakończmy je po prostu zwrotem pozdrawiam.
Wysyłajmy wiadomości z profesjonalnego adresu
Wielu pracowników popełnia duży błąd wysyłając do pracodawcy maile ze swojego prywatnego adresu. Jest to duży problem zwłaszcza wtedy, gdy brzmi on groteskowo. Używając adresu rozpoczynającego się od: słoneczko, buzibuzi, misiaczek, itp… sprawiamy, że adresat odbiera nas jako osoby niepoważne. Pamiętajmy, że adres e-mail powinien składać się z imienia i nazwiska, ewentualnie jego kombinacji. Dodatkowo należy mieć świadomość, że wiadomości wysyłane z prywatnych maili są często ignorowane (adresat może dojść do wniosku, że jesteśmy oszustami i tylko podajemy się za osoby o danym nazwisku).
Koniecznie przeczytajmy wiadomość przed wysłaniem
E-mail, w którym znajdują się literówki i błędy gramatyczne może nawet wyglądać śmiesznie. Nam jednak nie będzie do śmiechu, gdy zostaniemy uznani za osoby nieprofesjonalne. Każdy z nas może popełniać błędy, dlatego zanim wyślemy wiadomość, koniecznie dokładnie ją przeczytajmy. Jeżeli wysyłamy bardzo ważną wiadomość, a wiemy o sobie, że nie do końca radzimy sobie z błędami stylistycznymi, dajmy naszego maila do przeczytania osobie, która będzie w stanie go poprawić.
W jakim czasie powinno się odpowiadać na służbowe maile?
Wielu pracowników zastanawia się w jakim czasie najlepiej jest odpowiadać na służbowe maile. Zazwyczaj przyjmuje się, że na tego typu wiadomość należy odpowiedzieć w ciągu 24 godzin. Gdy nadawca poprosi nas o wysłanie potwierdzenia odbioru wiadomości, powinniśmy przesłać odpowiedź w ciągu doby. Może się jednak zdarzyć, że doba to dla nas zbyt krótki czas (gdyż na przykład jesteśmy bardzo zajęci lub nie jesteśmy w stanie w tak krótkim czasie kompetentnie odpowiedzieć adresatowi). Wówczas wyślijmy wiadomość zwrotną i poinformujmy adresata, że w tym momencie nie możemy odpowiedzieć na jego pytanie, ale odezwiemy się do niego w konkretnym terminie.
Osoby, które wybierają się na urlop lub przebywają dłuższy czas poza biurem powinny ustawić sobie automatyczną wiadomość zwrotną, w której opisujemy naszą sytuację i ewentualnie zawieramy ważne informacje mogące zainteresować adresatów.