Minimalizm zyskuje współcześnie coraz większą ilość zwolenników. Jest o odpowiedzią na konsumpcyjny styl życia. Nie wszyscy zdają sobie sprawę, że minimalizm można zastosować również w pracy. Takie podejście pomaga obniżyć poziom stresu, a także zwiększyć efektywność pracownika. Kiedy i w jaki sposób zastosować minimalizm w swoim życiu zawodowym?
Kto skorzysta z minimalizmu w pracy?
Minimalizm może okazać się znakomitym rozwiązaniem w przypadku osób, które lubią swoją pracę, jednak czują się przytłoczeni zawodowymi obowiązkami. Minimalistyczne rozwiązania warto wypróbować, kiedy zmagamy się z chronicznym zmęczeniem, jesteśmy wypaleni, nie wyrabiamy się z realizacją bieżących zadań (co dawniej nie sprawiało nam kłopotów), mamy skłonność do prokrastynacji.
Czasem wprowadzenie drobnych zmian może przyczynić się do znaczącej poprawy naszej produktywności.
Porządek na biurku to podstawa
Niektórzy pracownicy żartobliwie nazywają bałagan na biurku twórczym nieładem. Niestety nieporządek ma niewiele wspólnego z kreatywnością. Bałagan na biurku często idzie w parze z bałaganem w głowie, dlatego powinniśmy jak najszybciej posprzątać.
Porządek na biurku sprawi, że nie będziemy mieć problemów ze znalezieniem najpotrzebniejszych dokumentów i innych przedmiotów przydatnych w pracy. Zaleca się, żeby posprzątać biurko pod koniec każdego dnia pracy.
W przypadku współczesnych pracowników problemem jest nie tylko bałagan na biurku. Podobny efekt daje nieuporządkowany pulpit komputera, czy nieprzeglądaną od lat zawartość telefonu. Przeznaczmy jeden dzień na usunięcie z komputera wszystkich plików, co do których mamy pewność, że nam się nie przydadzą. Warto jest również utworzyć (i czytelnie oznaczyć) foldery i podfoldery, w których umieścimy przydatne dokumenty.
Porządkowanie skrzynki mailowej
Wielu pracowników ma problem ze swoją skrzynką mailową. Często są oni zbyt zajęci, żeby regularnie odpowiadać na maile. W efekcie na samą myśl o zalogowaniu się na swoją pocztę odczuwają stres. Istnieje wiele sposobów na rozwiązanie tego problemu. Przykładowo można wyznaczyć stałe pory, w których będziemy zajmowali się odpowiadaniem na maile. Jako priorytety ustawmy wiadomości od osób, którym musimy odpowiedzieć jak najszybciej. W niektórych przypadkach sprawdzą się automatyczne odpowiedzi. Jeżeli nie chcemy, żeby nasze mailowe konwersacje ciągnęły się w nieskończoność, odpowiadajmy na wiadomości całymi zdaniami, a nie pytaniami.
Minimalizm w pracy to ustalanie priorytetów
Wielu pracowników przeciążonych swoją pracą skarży się na nadmiar obowiązków. Z tym problemem można sobie poradzić, gdyż zazwyczaj nie wszystkie zadania, które mamy do wykonania są równie ważne. Minimalizm w pracy przejawia się między innymi w ustalaniu priorytetów. Zastanówmy się, które czynności musimy wykonać natychmiast i co jest danego dnia najważniejsze. Nigdy nie zaczynajmy od przypadkowych zadań. Często można odłożyć je na później lub nawet zlecić je współpracownikom.
Nauczmy się stawiać granice
Zmęczeni i wypaleni pracownicy to najczęściej osoby, które są mało asertywne. Zdarza się, że chcemy wydawać się doskonałymi pracownikami i miłymi współpracownikami, co sprawia, że bierzemy na siebie więcej obowiązków niż jesteśmy w stanie udźwignąć. Niestety taka strategia nie sprawdzi się na dłuższą metę. Nie jesteśmy robotami i w pewnym momencie odczujemy przykre skutki wypalenia zawodowego. Dla własnego dobra powinniśmy nauczyć się odmawiać.
Jeżeli boimy się wchodzić w konflikty ze współpracownikami, wytłumaczmy im, że nasz grafik jest zapełniony do danego dnia i możemy im pomóc dopiero wtedy. Szefowi warto zakomunikować, że w sytuacji, gdy zajmiemy się wykonywaniem nowego zadania, opóźnimy się z pracami, które wykonujemy w tym momencie. Gdy nowy projekt jest priorytetowy, należy wprowadzić zmiany w grafiku.
Przerwy w pracy są ważne
Nie łudźmy się, że jesteśmy w stanie pracować przez osiem godzin bez przerwy. Nawet gdy uda się nam wytrwać przy biurku przez ten czas, nasza praca z dużym prawdopodobieństwem będzie mało efektywna. Wykonamy znacznie więcej zaplanowanych zadań, jeżeli zaplanujemy sobie regularne przerwy. Przykładowo możemy postanowić sobie, że będziemy intensywnie pracować przez pół godziny, po czym zrobimy sobie pięć minut przerwy (warto wypracować sobie swój indywidualny cykl).
W czasie przerwy możemy wykonać kilka ćwiczeń fizycznych, iść na krótki spacer, porozmawiać z kolegą.
Robienie sobie regularnych przerw zwiększy prawdopodobieństwo wykonania większości zadań w terminie, dzięki czemu nie będziemy musieli zostawać po godzinach, czy zabierać pracy do domu.
Zrezygnujmy z perfekcjonizmu
Są osoby, które wymagają od siebie zbyt wiele. Gdy wykonają 90% zadań przeznaczonych na dany dzień, odczuwają wyrzuty sumienia, gdyż nie zrobiły wszystkiego. Jest to krótka droga do wypalenia zawodowego. Zgodnie z minimalistycznym podejściem możemy być z siebie dumni, gdy wykonamy najważniejsze zaplanowane zadania. Jeżeli zostanie nam trochę czasu możemy zająć się pozostałymi. Za wszelką cenę unikajmy zostawania w pracy po godzinach.