Praca biurowa cieszy się dużym zainteresowaniem, co nie oznacza, że jest to praca łatwa i każdy się w niej sprawdzi. Jaki jest zakres obowiązków pracownika biurowego? Jakie są zalety i wady tego typu pracy? Jak napisać CV i list motywacyjny na stanowisko pracownika administracji?
Praca biurowa – charakterystyka
Praca biurowa to praca siedząca. Pracownik biurowy większość swojego czasu spędza przy komputerze, zajmuje się także obsługą programów biurowych i sprzętu biurowego. Szczegółowy zakres jego obowiązków może być bardzo zróżnicowany. Część pracowników zajmuje się obsługą klienta (zarówno bezpośrednią, jak i telefoniczną), organizowaniem spotkań i konferencji, przygotowywaniem prezentacji, raportów i sprawozdań, uzupełnianiem baz danych, komunikacją z partnerami biznesowymi. Do zadań pracownika biurowego może należeć katalogowanie i archiwizacja faktur, przygotowywanie umów, a także różnego rodzaju dokumentów firmowych, obsługa korespondencji wychodzącej i przychodzącej, organizacja podróży służbowych pracowników, obsługa centrali telefonicznej, dbanie o właściwy obieg dokumentów wewnątrz firmy.
Praca biurowa odbywa się najczęściej w stałych godzinach, a pracowników zazwyczaj obowiązuje określony dress code. Od kandydatów ubiegających się o stanowisko pracownika biurowego oczekuje się zazwyczaj przynajmniej wykształcenia średniego.
Zalety pracy biurowej
Praca w biurze posiada wiele zalet. Znaczna część pracowników biurowych zatrudniona jest na podstawie umowy o pracę, co daje poczucie bezpieczeństwa i stabilizacji. Praca w stałych godzinach pozwala na zaplanowanie sobie dnia. W zależności od stanowiska praca biurowa może być odpowiednia zarówno dla introwertyka, jak i ekstrawertyka (ekstrawertycy sprawdzą się na stanowiskach związanych z obsługą klienta).
Dzięki pracy biurowej mamy szansę nauczyć się samodyscypliny. Pracownicy biurowi posiadają zazwyczaj określony zakres obowiązków, dzięki czemu zawsze wiedzą czym się zajmować.
Zaletami pracy biurowej może być stałe wynagrodzenie przelewane na czas, a także benefity pozapłacowe. Wielu pracowników biurowych ceni sobie kontakt z ludźmi.
Wady pracy biurowej
Praca biurowa to praca siedząca. Pracownicy spędzający przynajmniej osiem godzin przed komputerem są bardziej niż inni narażeni na choroby cywilizacyjne. Siedzący tryb życia sprawia, że trudniej jest nam utrzymać szczupłą sylwetkę. W dłuższej perspektywie czasu tego typu praca może doprowadzić do problemów z kręgosłupem. Praca przed komputerem może też szkodzić naszym oczom.
Dla części osób dużym problemem jest praca w stałych godzinach. Zdarza się, że pracownik zaczyna pracę z samego rana, co może nie być korzystne, gdyż szczyt jego intelektualnych możliwości przypada na późne popołudnie lub wieczór. W wielu firmach pracownicy biurowi nie mają możliwości wyjścia w ciągu dnia i załatwienia pilnych spraw. Zdarza się także, że są zmuszeni do pracy po godzinach.
W przypadku pracy biurowej w dużych miastach poważnym problemem mogą być dojazdy i powroty. Gdy pracujemy (podobnie jak ogromna większość pracowników) w stałych godzinach, prawdopodobnie jesteśmy narażeni na stanie w korkach, długie dojazdy i powroty z pracy.
Jak napisać CV i list motywacyjny na stanowisko pracownika biurowego?
Jeżeli zależy nam na otrzymaniu pracy biurowej, powinniśmy napisać CV pod konkretną ofertę pracy. Sprawdźmy jakie kompetencje i doświadczenie są szczególnie ważne dla pracodawcy, a następnie stwórzmy CV, które będzie przedstawiało nas jako najlepszego kandydata na stanowisko, o które się ubiegamy.
W CV powinno znaleźć się podsumowanie zawodowe, w którym krótko opiszemy nasze najważniejsze doświadczenia, osiągnięcia i umiejętności.
O swoich doświadczeniach zawodowych warto jest pisać jak najbardziej szczegółowo. Przy stanowisku pracy powinien znajdować się obszerny zakres naszych obowiązków (zwłaszcza jeżeli są one istotne z punktu widzenia aktualnego pracodawcy).
W przypadku ubiegania się o stanowisko pracownika administracji biurowej warto jest napisać list motywacyjny. Celem listu motywacyjnego jest przedstawienie pracodawcy wszystkich korzyści jakie przyniesie mu zatrudnienie naszej osoby. Jest to dokument, w którym warto przedstawić swoje największe osiągnięcia zawodowe. Prezentując swoje sukcesy dobrze jest używać liczb i procentów (zamiast przekonywać, że byliśmy dobrymi sprzedawcami, lepiej jest napisać, że udało się nam podnieść sprzedaż o 30%).
Znajomość języków obcych na stanowisku pracownika biurowego
Jedną z najważniejszych umiejętności, które biorą pod uwagę pracodawcy poszukujący pracowników biurowych jest znajomość języków obcych. Jest ona ważna szczególnie, gdy firma posiada zagranicznych klientów i partnerów. Znajomość języków obcych jest często ważniejsza od wyższego wykształcenia. Pracodawcy zdają sobie bowiem sprawę, że szkolenie kandydata na stanowisko pracownika biurowego zajmuje znacznie mniej czasu niż nauczenie go języków obcych. Warto jest pisać o znajomości języków obcych jak najbardziej szczegółowo. Idealnie byłoby podeprzeć swoje umiejętności stosownymi certyfikatami.