Efektywna praca osób zatrudnionych w firmie jest szansą na jej szybki rozwój. Niestety bardzo często zdarza się, że współpracownicy mają problemy z komunikacją, co przekłada się na gorsze wyniki. W jaki sposób usprawnić pracę zespołową?
Praca zespołowa – najczęściej spotykane problemy
Dobra praca zespołowa to ogromny potencjał, jednak nie wszędzie jest ona możliwa. Nie ma mowy o pracy zespołowej, kiedy pracownicy nie mają do siebie zaufania (co niestety zdarza się dość często). Osoby, które mają opory przed współpracą mogą chcieć zachować niezależność. Bywa, że obawiają się, że zaangażowanie w działania grupy ujawni innym ich słabości (przez co stracą szacunek i prestiż). Pracownicy polskich firm często nie wierzą w dobre intencje pracujących z nimi osób, czego rezultatem jest rywalizacja, tworzenie własnych, ukrytych strategii, ukrywanie błędów (co pozwala chronić siebie, ale jednocześnie ma negatywny wpływ na jakość wspólnej pracy).
Częstym problemem, z którym zmagają się osoby pracujące w zespołach jest strach przed konfliktem. Pracownicy nie komunikują, że coś im się nie podoba (nawet jeżeli jest to jak najbardziej uzasadnione). Potencjalny konflikt jest dla nich ogromnym ryzykiem, a nie szansą na znalezienie konstruktywnych rozwiązań.
Brak zaufania i przemilczane konflikty sprawiają, że pracownicy przestają angażować się w pracę. Często zajmują się bezproduktywnymi zadaniami, nie zależy im na wykonaniu powierzonych zadań. Pracownicy nie utożsamiają się z celami firmy. Przychodzą do pracy, żeby otrzymać wypłatę, całą odpowiedzialność za realizację celów zrzucają na lidera grupy.
Co zrobić, żeby praca zespołowa była efektywna?
Żeby praca zespołowa przebiegała sprawnie, konieczny jest podział zadań i ról. Należy określić jakie są umiejętności i zasoby poszczególnych pracowników, a następnie przypisać im odpowiednie zadania. Bardzo ważną kwestią jest umiejętne wybranie lidera zespołu. Nie może być to osoba przypadkowa. Lider powinien mieć charyzmę i umiejętność motywowania pracowników.
Jeżeli chcemy zwiększyć efektywność pracy zespołowej, stwórzmy harmonogram i plan działania. Dzięki nim pracownicy będą widzieli, czy zbliżają się do osiągnięcia celu. Podzielenie dużych zadań na mniejsze cele jest bardzo motywujące, dla pracowników, gdyż widzą oni swoje postępy. Dobry harmonogram powinien zakładać wykonywanie zadań najważniejszych na samym początku. W pracy bardzo często zdarza się, że nie wszystko idzie po naszej myśli. W planach warto uwzględnić sytuacje awaryjne i zaplanować alternatywne strategie postępowania.
Niezmiernie ważne jest, żeby lider zespołu doceniał osiągnięcia (nawet te drobne) pracowników. Zaleca się, żeby chwalić poszczególne osoby przy innych członkach grupy.
Jak zapobiegać problemom?
Lider zespołu powinien mieć świadomość jakie problemy mogą pojawić się przy współpracy kilku/kilkunastu często zupełnie obcych osób. Naturalny jest brak zaufania. Prawdziwą sztuką jest stworzenie warunków, w których członkowie zespołu będą mogli się otworzyć i wyrażać własne zdanie bez strachu przed oceną, czy manipulacjami ze strony współpracowników. Warunki działania powinny być jasne dla wszystkich.
Powodem problemów w pracy zespołowej jest obawa przed konfliktem. Jej główną przyczyną jest zła wymiana informacji pomiędzy członkami zespołu. Dobry lider powinien to przewidzieć i już na początku współpracy określić szczegółowo zasady komunikacji, a także dawania informacji zwrotnej.
Zła praca zespołowa często prowadzi do braku zaangażowania pracowników. Zadaniem lidera jest zadbanie o to, żeby każdy pracownik wykonywał swoje obowiązki, co więcej – wykonywał swoją pracę rzetelnie. Jest to możliwe, kiedy każdy członek zespołu wie dokładnie co ma robić, a dodatkowo posiada harmonogram. Najlepiej sprawdza się wyznaczanie małych celów. Większość ludzi czuje przypływ euforii i motywację, gdy udaje się im zakończyć nawet drobny projekt. Wówczas z większym zapałem przystępują do kolejnego.
W wielu firmach, które nie radzą sobie z pracą zespołową pracownicy nie biorą odpowiedzialności za realizację celów. Uważają, że jest to sprawa lidera, a sami angażują się w minimalnym stopniu. Przyczyną tego stanu rzeczy jest między innymi niewłaściwe delegowanie zadań. Jeżeli pracownik ma za dużo pracy lub wyznaczone zadania nie odpowiadają jego umiejętnościom i kompetencjom, mało prawdopodobne jest, że przejmie odpowiedzialność za swoją pracę. Zadaniem lidera jest rozmawianie z pracownikami o postępach w ich pracy, a także docenianie wkładu każdej osoby.
Pracując w zespole należy pamiętać o wynikać. Poszczególni pracownicy powinni doskonale zdawać sobie sprawę z konsekwencji niskich wyników. Warto również przedstawić im korzyści wynikające z uzyskania doskonałych rezultatów (powinny być one odpowiednio motywujące).
Stworzenie odpowiedniego środowiska do pracy zespołowej to ogromne wyzwanie, któremu nie każdy jest w stanie sprostać. Z tego względu niezmiernie ważne jest wybranie odpowiedniej osoby na lidera grupy (musi on posiadać charyzmę, ale również wiedzę i doświadczenie).