Wirtualne biuro to rozwiązanie, które w Polsce cieszy się coraz większą popularnością. Korzystają z niego przede wszystkim niewielkie firmy, którym zależy na obniżeniu kosztów prowadzenia działalności. Dzięki niemu można korzystać z profesjonalnej obsługi biurowej przebywając jednocześnie w dowolnym miejscu. Co warto wiedzieć o wirtualnych biurach?
Czym jest wirtualne biuro?
Wirtualne biuro jest to usługa, która polega na outsourcingu obsługi biurowej przy braku konieczności fizycznej obecności w konkretnym miejscu. Przedsiębiorca wynajmuje od firmy prowadzącej wirtualne biuro adres, a także skrzynkę pocztową. Pracownicy wirtualnego biura odbierają korespondencję przychodzącą do zarejestrowanych u nich firm. Mogą ją przechowywać, wysłać pod wskazany adres, a także zeskanować i wysłać na adres e-mail. Wirtualne biura często udostępniają swoim klientom pomieszczenia, w których ci przyjmują interesantów. Zakres usług jakie świadczy wirtualne biuro uzależniony jest od opłaconego abonamentu. Część biur decyduje się na udostępnienie swoim klientom numerów stacjonarnych telefonów. Mogą być one przekierowane do klienta lub obsługiwane przez zatrudnioną sekretarkę. W Polsce prowadzenie wirtualnych biur jest całkowicie legalne. Nie ma żadnych przeciwwskazań, żeby pod jednym adresem zarejestrować kilka lub nawet kilkadziesiąt działalności gospodarczych (warunkiem jest jedynie posiadanie przez wirtualne biuro obiektu na własność, ewentualnie uzyskanie zgody na podnajmowanie go osobom trzecim). Na rynku działają wirtualne biura, które zatrudniają księgowych, pomagające w otworzeniu własnej działalności gospodarczej.
Kto korzysta z wirtualnych biur?
Z usług wirtualnych biur korzystają przede wszystkim firmy, które dopiero rozpoczęły swoją działalność. Nie chcą one inwestować dużych pieniędzy w stacjonarne biuro, gdyż nie wiedzą jeszcze, czy utrzymają się na rynku. Statystyki pokazują, że w Polsce w ciągu dwóch pierwszych lat działalności upada nawet 80% firm. Wśród klientów wirtualnych biur znajdziemy drobnych przedsiębiorców, copywriterów, headhunterów, start-upy. Z rozwiązania takiego korzystają również osoby, które mieszkają za granicą, jednak z jakichś względów zależy im, żeby ich firmy posiadały polski adres.
Dzięki usłudze wirtualnego biura nie musimy rejestrować firmy pod domowym adresem. Jest to ważne zwłaszcza, że wielu młodych przedsiębiorców nie posiada jeszcze mieszkania na własność (właściciele wynajmowanych mieszkań rzadko godzą się na zarejestrowanie firmy pod ich adresem).
Prestiżowa lokalizacja
Wirtualne biura często znajdują się w bardzo prestiżowych lokalizacjach, co jest niesamowicie ważne dla przedsiębiorców pochodzących z małych miejscowości. Dzięki posiadaniu działalności gospodarczej w centrum Warszawy zdecydowanie łatwiej jest pozyskać nowych klientów niż w przypadku zarejestrowania firmy w naszej rodzinnej wsi na Podlasiu.
Alternatywa dla pracy w domu
Wirtualne biura często udostępniają swoim klientom pomieszczenia biurowe na godziny lub usługę coworkingu (wynajem biurka na godziny, dni, miesiące), co jest znakomitą alternatywą dla pracy w domu. Wielu początkujących przedsiębiorców ma ogromny problem z wykonywaniem pracy zdalnej ze swojego mieszkania. W domowych warunkach bardzo trudno jest zmobilizować się do pracy. Przedsiębiorca ma problem z oddzieleniem strefy prywatnej od zawodowej. Wadą pracy z domu jest również brak kontaktu z ludźmi.
Kontrole skarbowe w wynajętej przestrzeni biurowej
Każda firma musi liczyć się z kontrolą Urzędu Skarbowego. Nikt nie chciałby, żeby urzędnicy dokonywali takiej (często długotrwałej) kontroli w jego domu (zwłaszcza, gdy wynajmujemy kawalerkę). Korzystając z usług wirtualnego biura możemy oddelegować kontrolę do wynajętego na ten czas pomieszczenia, co z pewnością zaoszczędzi nam wiele stresu.
Reklama naszej firmy
Jedną z korzyści związanych z korzystaniem z wirtualnego biura jest reklama naszej firmy. W siedzibie wirtualnego biura (które często znajduje się w eleganckim biurowcu) możemy umieścić logo swojego przedsiębiorstwa.
Jakie wady ma wirtualne biuro?
Niestety polskie organy podatkowe nie mają zaufania do wirtualnych biur, co oznacza, że podatki odprowadzamy nie w mieście, gdzie zarejestrowana jest nasza firma, a w miejscowości, w której faktycznie mieszkamy.
Dużym minusem korzystania z wirtualnego biura jest fakt, że ma ono zazwyczaj standardowe godziny otwarcia. Nie możemy więc (jak w przypadku posiadania swojego prywatnego biura) odbywać spotkań z klientami, czy współpracownikami o nietypowych godzinach.
Dla wielu osób minusem są sztywne warunki współpracy. Przykładowo możemy wykupić abonament na określoną liczbę faksów, wysyłanie poczty tylko raz w tygodniu, czy odbierania określonej ilości telefonów w miesiącu. Wszystko to może być sporym problemem dla firm, które zaczynają się intensywnie rozrastać.
Jeżeli skorzystamy z usług nowo otwartego wirtualnego biura, które nie ma jeszcze ugruntowanej pozycji na rynku, musimy liczyć się z jego upadkiem z dnia na dzień.
Wirtualne biuro może być wybawieniem dla wielu początkujących przedsiębiorców. Zanim jednak podpiszemy umowę z konkretną firmą, koniecznie sprawdźmy jakie opinie mają osoby, które skorzystały już z jej oferty.